Jak bezpiecznie finansować szkolenia pracownika – poradnik dla pracodawcy

21.09.2023, ten tekst przeczytasz w: 6 minuty

Branża beauty to szczególna branża, w której pracodawcy powinni znać swoje uprawnienia. Zwłaszcza, jeżeli inwestują w pracowników, wysyłając ich na szkolenia podnoszące ich kompetencje i wyposażające w nowe, przydatne kwalifikacje. Jak robić to z głową? I jak się zabezpieczyć, na wypadek kiedy pracownik, jednak nie będzie z nami uczciwy? O tym przeczytasz w tym artykule.

Izabela Kaźmierczak-Kamiennik

Czym jest podnoszenie kwalifikacji przez pracownika

Rozpoczynając analizę i wskazywanie najważniejszych wytycznych, zajrzyjmy do kodeksu pracy i sprawdźmy, co kryje się pod sformułowaniem podnoszenia kwalifikacji:

Art. 103¹. § 1. Przez podnoszenie kwalifikacji zawodowych rozumie się zdobywanie lub uzupełnianie wiedzy i umiejętności przez pracownika, z inicjatywy pracodawcy albo za jego zgodą.

Jak więc widać, podnoszenie kwalifikacji zawodowych przez pracownika oznacza zdobywanie nowej wiedzy i umiejętności. Może się to odbywać za zgodą pracodawcy lub z jego inicjatywy. W związku z tym nieodłącznym elementem tego procesu powinno być uregulowanie zasad i wzajemnych zobowiązań stron za pomocą prawidłowo skonstruowanej umowy szkoleniowej. Pozwoli to przede wszystkim na zabezpieczenie pracodawcy, na wypadek gdyby pracownik okazał się jednak mało lojalny wobec niego. Jak ją sporządzić i co powinna zawierać?

Umowa szkoleniowa

Umowa szkoleniowa lub umowa o podnoszeniu kwalifikacji zawodowych przez pracownika, reguluje kwestie związane z nabyciem nowych kompetencji pracownika w ramach zatrudnienia.

Co powinna zawierać? Postanowienia dotyczące:

1. rodzaju szkolenia,
2. obowiązków pracownika,
3. obowiązków pracodawcy,
4. obecności pracownika na finansowanym szkoleniu,
5. udzielania wolnego na udział w szkoleniu,
6. finansowaniu szkolenia,
7. zwrotów kosztów, w sytuacji, kiedy pracownik odejdzie z pracy.

Wszystko to po to, aby zabezpieczyć się na wypadek odejścia z pracy pracownika czy też innych nieprzewidzianych sytuacji, które mogą się wydarzyć. Poza tym, taka umowa uświadamia samego pracownika, z czym wiąże się podjęcie szkolenia sfinansowanego przez pracodawcę. A że nic nie działa lepiej niż konsekwencje finansowe, może to dodatkowo zdyscyplinować pracownika. Ponadto w literaturze prawnej znajdziemy przydatne wskazówki związane ze sporządzaniem umowy szkoleniowej, takie jak[1]:

• dopuszczalne stosowanie kary umowne za nieuczestniczenie w zajęciach,
• dopuszczalne stosowanie weksla ma poczet zwrotu świadczeń dodatkowych w przypadkach przewidzianych w ustawie,
• dopuszczalne zastrzeżenie klauzuli odstąpienia lub braku możliwości wypowiedzenia umowy,
• dopuszczalne zawarcie umowy bez obowiązku pozostawania w zatrudnieniu,
• forma pisemna jedynie dla celów dowodowych.

Kiedy umowa o podnoszeniu kwalifikacji jest obowiązkowa?

Przepisy prawa pracy zobowiązują pracodawcę do zawarcia umowy o podnoszeniu kwalifikacji w sytuacji kiedy pracodawca finansuje szkolenie i zobowiązuje pracownika do pozostania w zatrudnieniu przez maksymalnie 3 lata.

Jednakże dobrze jest w każdej innej sytuacji taką umowę zawrzeć, aby nie było wątpliwości czy niedomówień. A co jeżeli podnoszenie kwalifikacji odbywa się wyłącznie z inicjatywy pracownika?

Szkolenie z inicjatywy pracownika

Tutaj należy rozróżnić dwie sytuacje: szkolenie podnoszące kwalifikacje związane z wykonywaną u pracodawcy pracą albo takie, które w ogóle nie jest związane z zawartą umową o pracę.

Dlaczego to jest takie ważne? Bo jak mówi przepis:

Przez podnoszenie kwalifikacji zawodowych rozumie się zdobywanie lub uzupełnianie wiedzy i umiejętności przez pracownika, z inicjatywy pracodawcy albo za jego zgodą.

Czyli tak naprawdę, to decyzja pracodawcy co dalej zamierza zrobić ze zdobytymi umiejętnościami pracownika. Jeżeli produkuje meble, a pracownik studiuje dziennikarstwo, nie ma obowiązku udzielać mu wolnego czy dofinansowywać takich studiów.

Jeżeli jednak stwierdzi, że nowe kwalifikacje pracownika przydadzą się w firmie i zechce je sfinansować – bezwzględnie powinien zawrzeć z pracownikiem umowę.

W tym kontekście należy jeszcze podkreślić, że chociaż pracodawca nie ma obowiązku udzielania zgody na podnoszenie przez pracowników kwalifikacji zawodowych, to jeżeli udziela lub zachęca ich do podnoszenia swoich kwalifikacji, musi pamiętać o art. 18^3a kodeksu pracy czyli o równym traktowaniu w zatrudnieniu. Przejdźmy zatem do kwestii związanych z uczestniczeniem przez pracownika w szkoleniach i nieobecnościami z tym związanymi.

Uczestniczenie w szkoleniu a nieobecność w miejscu pracy –  najważniejsze zasady

Zgodnie z kodeksem pracy, jeżeli podnoszenie kwalifikacji odbywa się z inicjatywy pracodawcy pracownikowi przysługuje urlop szkoleniowy oraz zwolnienie z całości lub części dnia pracy, na czas niezbędny, by punktualnie przybyć na obowiązkowe zajęcia oraz na czas ich trwania. Za czas takiej nieobecności pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia.

Urlop szkoleniowy

Zgodnie z kodeksem pracy:

Art. 103¹§ 2. Pracownikowi podnoszącemu kwalifikacje zawodowe przysługują:

1) urlop szkoleniowy;

2) zwolnienie z całości lub części dnia pracy, na czas niezbędny, by punktualnie przybyć na obowiązkowe zajęcia oraz na czas ich trwania.

§ 3. Za czas urlopu szkoleniowego oraz za czas zwolnienia z całości lub części dnia pracy pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia.

Art. 103². § 1. Urlop szkoleniowy, o którym mowa w art. 103¹ § 2 pkt 1, przysługuje w wymiarze:

1) 6 dni – dla pracownika przystępującego do egzaminów eksternistycznych;

2) 6 dni – dla pracownika przystępującego do egzaminu maturalnego;

3) 6 dni – dla pracownika przystępującego do egzaminu potwierdzającego kwalifikacje zawodowe;

4) 21 dni w ostatnim roku studiów – na przygotowanie pracy dyplomowej oraz przygotowanie się i przystąpienie do egzaminu dyplomowego.

§ 2. Urlopu szkoleniowego udziela się w dni, które są dla pracownika dniami pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy.

W kontekście samego urlopu szkoleniowego, przeanalizujmy temat szerzej, pod kątem potwierdzania kwalifikacji w zawodzie.

Urlop szkoleniowy – potwierdzenie kwalifikacji w zawodzie

Dotyczy ukończenia:

1. 3-letniej zawodowej szkoły branżowej I stopnia,
2. 2-letniej branżowej szkoły II stopnia,
3. 5-letniego technikum,
4. szkoły policealnej dla osób posiadających wykształcenie średnie lub średnie branżowe.

Idąc dalej – czy zatem ukończenie studiów podyplomowych przez pracownika i przystąpienie do egzaminu na zakończenie tych studiów zobowiązują pracodawcę do udzielenia pracownikowi aż 21-dniowego urlopu? W końcu takie studia trwają dość krótko. Z odpowiedzią na to pytanie przychodzi Rozporządzenie Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego z dnia 10 lutego 2017 r. w sprawie tytułów zawodowych nadawanych absolwentom studiów, warunków wydawania oraz niezbędnych elementów dyplomów ukończenia studiów i świadectw ukończenia studiów podyplomowych oraz wzoru suplementu do dyplomu, w którym wskazuje się, że:

§ 6. Warunkiem wydania świadectwa ukończenia studiów podyplomowych jest uzyskanie określonych w programie kształcenia efektów kształcenia i wymaganej liczby punktów ECTS, nie niższej niż określona w art. 8a ust. 1 ustawy, złożenie egzaminów oraz złożenie pracy końcowej lub egzaminu końcowego, jeżeli przewiduje to program kształcenia.

Powyższe oznacza, że 21-dniowy urlop w ostatnim roku studiów dotyczy wyłącznie tych, które kończą się przygotowaniem pracy dyplomowej oraz przystąpieniem do egzaminu dyplomowego.

A co w sytuacji, jeżeli pracownik nie skorzysta z urlopu? Wówczas nie przysługuje mu ekwiwalent, ponieważ urlop ma charakter celowy. Na sam koniec tematu urlopów szkoleniowych, wyjaśnijmy jeszcze kwestie tzw. zwalniania się z pracy.

Zwalnianie się z pracy

Co to pojęcie dokładnie oznacza? Jest to zwalnianie się na zajęcia w czasie pracy. Jeżeli więc szkolenie pracownika odbywa się z inicjatywy pracodawcy, powinien on umożliwić pracownikowi udanie się na zajęcia. W przeciwnym wypadku, pracodawca nie ma takiego obowiązku. Jest to po prostu jego dobra wola. Przejdźmy zatem na koniec do omówienia kwestii związanych z finansowaniem szkolenia pracownika.

Finansowanie podnoszenia kwalifikacji

Pracodawca może pokryć koszty podnoszenia kwalifikacji pracownika. W takiej sytuacji – jak zostało to już wcześniej wspomniane – dobrze jest zawrzeć umowę o podnoszeniu kwalifikacji, która będzie regulować postanowienia z tym związane.

Pod pojęciem „pokrycia kosztów” może mieścić się nie tylko sama cena szkolenia, ale również zakup niezbędnych materiałów naukowych czy też koszty dojazdu i zakwaterowania. Wszystko zależy od ustaleń pracodawcy z pracownikiem.

Pamiętać należy, że umowa musi zawierać także zabezpieczenia dotyczące odejścia z pracy pracownika: zobowiązanie do przepracowania u pracodawcy określonego czasu po zakończonym szkoleniu.

Kiedy pracodawca może żądać zwrotu kosztów szkolenia od pracownika?

Kodeks pracy przewiduje narzędzia, z których pracodawca może skorzystać w razie, kiedy pracownik bez uzasadnienia przerwie szkolenie czy też wypowie umowę o pracę. Należy do nich obowiązek zwrotu kosztów poniesionych przez pracodawcę, w wysokości proporcjonalnej do okresu zatrudnienia po ukończeniu podnoszenia kwalifikacji zawodowych lub okresu zatrudnienia w czasie ich podnoszenia.

Będzie to miało zastosowanie w przypadku, kiedy:

1. pracownik bez uzasadnionych przyczyn nie podejmie podnoszenia kwalifikacji zawodowych albo przerwie podnoszenie tych kwalifikacji;
2. pracodawca rozwiąże z pracownikiem stosunek pracy bez wypowiedzenia z winy pracownika, w trakcie podnoszenia kwalifikacji zawodowych lub po jego ukończeniu, w terminie określonym w umowie, nie dłuższym jednak niż 3 lata;
3. w trakcie podnoszenia kwalifikacji zawodowych lub po jego ukończeniu, w terminie określonym w umowie, nie dłuższym jednak niż 3 lata pracownik rozwiąże umowę o pracę za wypowiedzeniem, z wyjątkiem wypowiedzenia umowy o pracę z przyczyn określonych w art. 94³kodeku pracy (mobbing);
4. w trakcie podnoszenia kwalifikacji zawodowych lub po jego ukończeniu, w terminie określonym w umowie, nie dłuższym jednak niż 3 lata pracownik rozwiąże stosunek pracy bez wypowiedzenia na podstawie art. 55 lub art. 94³ kodeku pracy, mimo braku przyczyn określonych w tych przepisach.

Podsumowanie

Podsumowując – temat szkoleń pracowników to złożony proces, w którym trzeba pamiętać o wielu aspektach. Dlatego tak ważne jest ustalenie ich i sporządzenie w formie umowy, na którą będzie można się powołać i która będzie zabezpieczać pracodawcę na wypadek odejścia z pracy pracownika. W końcu to on inwestuje w nowe kwalifikacje swojego pracownika wiążąc z nim określone plany w swojej firmie.

Izabela Kaźmierczak-Kamiennik
Prawniczka, ekspertka prawa pracy i umów w biznesie. W sieci i mediach społecznościowych działa jako Prawnik Izabela. Jej misją jest wspieranie przedsiębiorców w byciu świadomym i profesjonalnym pracodawcą. Realizuje ją, wskazując odpowiednie narzędzia prawne w celu minimalizowania sytuacji kryzysowych i prowadzenia biznesu w sposób płynny.

---

[1] S. Sobczyk, D. Dörre-Kolasa, M. Gładoch, J. Jarguz, P. Korus, L. Mitrus, P. Nowak, J. Stelina, M. Zieleniecki, w: Kodeks pracy. Komentarz. Komentarz do art. 1881, red. P. Nowak, s.605.