Dermatic.pl Aesthetic Business

Pracownik odchodzi z klientami? 4 metody zabezpieczenia bazy klientów

, ten tekst przeczytasz w: 4 minuty
Nieuczciwe praktyki polegające m.in. na „podbieraniu” klientów to spory problem dla wielu przedsiębiorców, zwłaszcza w branży beauty. Zdarza się, że właściciele salonów kosmetologicznych tak mocno koncentrują się na konkurencji, że zapominają o zabezpieczeniu przedsiębiorstwa od wewnątrz. Wbrew powszechnej opinii to nie konkurencja, lecz właśnie pracownicy mogą stanowić największe zagrożenie dla działalności gabinetu kosmetologicznego. Pracownicy znają bowiem zasady działania salonu, bazę klientów oraz know-how salonu [1]. Jak radzić sobie z nieuczciwymi pracownikami? Poznaj 4 podstawowe metody zabezpieczenia bazy klientów.

Natalia Stojanowska

Umowa o zakazie konkurencji

Zagadnienie działalności konkurencyjnej błędnie kojarzony jest wyłącznie z korporacjami. Dbanie o dobro zakładu pracy oraz powstrzymywanie się od działalności konkurencyjnej jest uregulowane w Kodeksie pracy.

Obowiązkiem pracownika jest nie tylko wykonywanie swojej pracy w sposób sumienny, ale także dbanie o interes zakładu pracy, ochrona jego mienia oraz konieczność zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę. Podstawowym obowiązkiem pracownika jest zatem konieczność powstrzymywania się od działalności konkurencyjnej.

Działalność konkurencyjna to podejmowanie czynności o tym samym profilu działalności co pracodawca na rachunek własny albo innego podmiotu. Czyni to w ramach stosunku pracy lub na innej podstawie prawnej (np. umowie zlecenia) i jest ona skierowana do tego samego kręgu odbiorców (klientów). Wystarczy, aby działalność pokrywała się – chociażby częściowo – zakresem podstawowej lub ubocznej działalności pracodawcy.

W celu przeciwdziałania „podbierania” klientów przez pracownika należy zawrzeć z pracownikiem umowę o zakazie konkurencji. Taka umowa może dotyczyć nie tylko okresu zatrudnienia, ale także stosownego czasu po rozwiązaniu umowy o pracę.

Umowa o zakazie konkurencji musi zostać zawarta na piśmie. Jeżeli pracownik odmawia zawarcia takiej umowy, to jego decyzja stanowi podstawę do rozwiązania z nim umowy o pracę.

Tajemnica przedsiębiorstwa

Zgodnie z Kodeksem pracy już sama umowa o pracę zobowiązuje pracownika do zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę. Także do przestrzegania tajemnicy określonej w odrębnych przepisach prawa. W ramach tego obowiązku, bez konieczności zawierania dodatkowych umów, pracownik ma obowiązek zachować tajemnice przedsiębiorstwa.

Tajemnicę przedsiębiorstwa stanowią informacje techniczne, technologiczne, organizacyjne przedsiębiorstwa lub inne informacje posiadające wartość gospodarczą; które jako całość lub w szczególnym zestawieniu i zbiorze ich elementów nie są powszechnie znane osobom zwykle zajmującym się tym rodzajem informacji; albo nie są łatwo dostępne dla takich osób. O ile uprawniony do korzystania z informacji lub rozporządzania nimi podjął, przy zachowaniu należytej staranności, działania w celu utrzymania ich w poufności.

alt="informacje poufne gabinet kosmetologiczny"
VectorMine/shutterstock.com

Baza klientów salonu kosmetologicznego z całą pewnością stanowi wartość gospodarczą. I nie jest powszechnie znana innym podmiotom, działającym w branży beauty. Aby jednak baza klientów mogła zostać potraktowana jako tajemnica przedsiębiorstwa, właściciel gabinetu musi podjąć odpowiednie kroki w celu zachowania jej poufności.

Dane te nie mogą być łatwo dostępne dla pracujących w gabinecie osób. W ramach ochrony bazy klientów należy wprowadzić pisemne procedury zabezpieczające informacje poufne, w tym bazę klientów.

Należy również wprowadzić zabezpieczenia organizacyjno–techniczne. Między innymi kontrola dostępu do komputerów, telefonów, na których można odczytać dane z bazy klientów. Także upoważnienia dla pracowników, którzy mają dostęp do bazy klientów czy odebranie oświadczeń o zachowaniu poufności.

W pewnych sytuacjach pracownikowi, który odmawia złożenia oświadczenia o zachowaniu w poufności, można postawić zarzut naruszenia jego obowiązków pracowniczych; i tym samym zastosować sankcje z Kodeksu pracy.

Natomiast były pracownik, który złożył takie oświadczenie, będzie podlegał odpowiedzialności karnej i cywilnej. Za to, że pomimo zobowiązania się do zachowania informacji w poufności, informacje te zostały przez niego ujawnione lub wykorzystane.

Czyn nieuczciwej konkurencji

Oferowanie własnych towarów i usług jest zwykłym elementem konkurencji w gospodarce rynkowej. Pod warunkiem, że nakłanianie do zakupu nie będzie sprzeczne z prawem lub dobrymi obyczajami. I nie zagrozi lub naruszy interesu innego przedsiębiorcy albo klienta. Jednak działanie w celu przysporzenia korzyści sobie lub innym osobom trzecim albo szkodzenia przedsiębiorcy może być uznane za czyn nieuczciwej konkurencji.

Czynem nieuczciwej konkurencji jest działanie sprzeczne z prawem lub dobrymi obyczajami, jeżeli zagraża lub narusza interes innego przedsiębiorcy lub klienta. Przykładem czynów nieuczciwej konkurencji jest:

  • ujawnienie, wykorzystanie czy pozyskanie tajemnicy przedsiębiorstwa,
  • rozpowszechnianie nieprawdziwych lub wprowadzających w błąd informacji o byłym pracodawcy,
  • nakłanianie klientów byłego pracodawcy lub innych osób (np. dostawców wyposażenia) do rozwiązania z nim umowy albo niewykonania lub nienależytego wykonania umowy.

W odpowiedzi na nieuczciwą konkurencję byłego pracownika pracodawca może złożyć pozew z żądaniem o zaniechanie niedozwolonych działań, usunięcie skutków naruszenia czy naprawienie wyrządzonej szkody. A ponadto złożyć zawiadomienie o możliwości popełnienia przestępstwa dotyczące naruszenia tajemnicy przedsiębiorstwa.

RODO

Choć większość właścicieli salonów kosmetologicznych na hasło „RODO” robi grymas, to jednak wdrożenie do organizacji zasad ochrony danych osobowych stanowi świetne narzędzie do walki z nieuczciwym pracownikiem.

alt="informacje poufne gabinet kosmetologiczny"
ArtemisDiana/shutterstock.com

Rejestr klientów zawiera dane osobowe w postaci imienia i nazwiska oraz numeru telefonu do klienta. Właściciel gabinetu jest administratorem danych osobowych. Pracownicy gabinetu mogą przetwarzać dane osobowe wyłącznie na polecenie administratora udzielone w ramach upoważnienia do przetwarzania danych osobowych.

W upoważnieniu należy określić zakres przetwarzania danych osobowych oraz zobowiązać pracownika do ich zgodnie z udzielonym upoważnienie i procedurami istniejącymi w przedsiębiorstwie.

Dodatkowo pracownik powinien być zobowiązany do zachowania w tajemnicy wszelkich danych osobowych, do których uzyskał dostęp w ramach upoważnienia.

Wykorzystanie bazy klientów w trakcie zatrudnienia niezgodnie z udzielonym upoważnieniem, a po zakończeniu stosunku pracy – bez wiedzy administratora stanowi naruszenie ochrony danych osobowych. Pracownik, który dopuścił się naruszenia, ponosi odpowiedzialność cywilną, dyscyplinarną oraz karną.

Podsumowanie

Właściciel salonu beauty powinien podjąć działania proaktywne w celu zabezpieczenia bazy klientów przed jej nieuprawnionym wykorzystaniem. W tym celu należy wprowadzić do organizacji odpowiednie procedury m.in. dotyczące informacji poufnych, jak i zasad ochrony danych osobowych.

Co więcej, na etapie zatrudniania pracownika należy udzielić mu stosownych upoważnień i dostępów. Również pouczyć pracownika o jego odpowiedzialności prawnej i odebrać oświadczenia o zachowaniu poufności, tajemnicy przedsiębiorstwa. Czy do zachowania w tajemnicy wszelkich danych osobowych.

Odpowiednia dokumentacja prawna nie tylko zabezpieczy właściciela gabinetu kosmetologicznego. Ale stanowi także prosty i skuteczny środek walki z nieuczciwymi pracownikami.

Natalia Stojanowska

Radca prawnymediatorka, praktykuje prawo w dziedzinie umów, e-commerce, RODO, zarządzania bezpieczeństwem informacji. Absolwentka Programu LL.M. – prawo amerykańskie na Uniwersytecie Oregońskim w Oregonie, USA. Wspiera prawnie biznesy online w ich działalności. Pomaga przy tworzeniu sklepów online i wprowadzaniu e-produktów do sprzedaży online. Pokazuje, jak sprzedawać w sieci zgodnie z prawem. Autorka książki „Konkurs w social mediach. Jak przeprowadzić go zgodnie z prawem?” Na swoim blogu www.stojanowska.com/blog pomaga przedsiębiorcom zrozumieć zawiłości prawne.


[1] Całokształt informacji, czyli fachowej wiedzy oraz doświadczeń w zakresie technologii i procesów dla danego produktu, usługi lub zasad panujących w danej organizacji.

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Wymagane pola są oznaczone *

Facebook Instagram Youtube Spotify