Co znajdziesz w artykule?
W każdej firmie mogą zdarzyć się i różnorakie sytuacje i różni pracownicy. Popularne obecnie szacowanie i przewidywanie ryzyka ma na celu przygotowanie na te właśnie różności. Dlatego ważna jest dla pracodawcy znajomość prawa, aby wiedział, w jakie narzędzia prawne wyposaża go prawo i mógł tym samym przygotować odpowiednie procedury. Jedna z takich procedur powinna dotyczyć niepoinformowania przez pracownika o swojej nieobecności w pracy.
Izabela Kaźmierczak-Kamiennik
Co może zrobić w takiej sytuacji pracodawca? Od czego powinien zacząć? Na te i inne pytania, znajdziesz odpowiedź w niniejszym artykule.
Nieobecność pracownika w pracy – co mówi prawo?
Nieobecności pracownika w pracy możemy podzielić na te planowane, jak np. urlop wypoczynkowy, jak i te spowodowane czynnikami nagłymi, niezależnymi od pracownika, jak np. choroba.
W pierwszej kwestii urlopowej sprawa jest jasna – pracownik składa wniosek urlopowy albo informuje o swojej nieobecności w przypadku urlopu na żądanie.
Jak jest w pozostałych kwestiach?
W § 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 15.05.1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy możemy przeczytać, że:
2. W razie zaistnienia przyczyn uniemożliwiających stawienie się do pracy, pracownik jest obowiązany niezwłocznie zawiadomić pracodawcę o przyczynie swojej nieobecności i przewidywanym okresie jej trwania, nie później jednak niż w drugim dniu nieobecności w pracy. Jeżeli przepisy prawa pracy obowiązujące u danego pracodawcy nie określają sposobu zawiadomienia pracodawcy o przyczynie nieobecności pracownika w pracy, zawiadomienia tego pracownik dokonuje osobiście lub przez inną osobę, telefonicznie lub za pośrednictwem innego środka łączności albo drogą pocztową, przy czym za datę zawiadomienia uważa się wtedy datę stempla pocztowego.
3. Niedotrzymanie terminu przewidzianego w ust. 1 może być usprawiedliwione szczególnymi okolicznościami uniemożliwiającymi terminowe dopełnienie przez pracownika obowiązku określonego w tym przepisie, zwłaszcza jego obłożną chorobą połączoną z brakiem lub nieobecnością domowników albo innym zdarzeniem losowym. Przepis ust. 2 stosuje się odpowiednio po ustaniu przyczyn uniemożliwiających terminowe zawiadomienie pracodawcy o przyczynie i okresie nieobecności pracownika w pracy.
Powyższe oznacza, że jednym z podstawowych obowiązków pracownika jest informowanie o swojej nieobecności. Zgodnie z przepisami informacja ta musi dotrzeć do pracodawcy najpóźniej w drugim dniu nieobecności pracownika w firmie.
Jednakże, jeżeli zaistnieją przeszkody w realizacji tego obowiązku, pracownik informuje pracodawcę po ustaniu przeszkody. W tym przypadku również obowiązuje go termin dwudniowy – liczony od momentu ustania przyczyny. Do przyczyn tych można zaliczyć np. obłożną chorobę połączoną z brakiem lub nieobecnością domowników lub inne zdarzenie losowe, jak np. wypadek.
Obowiązek zawiadomienia o nieobecności a obowiązek doręczenia dokumentu usprawiedliwiającego nieobecność
Warto w tym miejscu także zwrócić uwagę, że jest znacząca różnica pomiędzy poinformowaniem pracodawcy o nieobecności (np. telefonicznie, mailowo) od dostarczenia dokumentów usprawiedliwiających tę obecność. Na przykład oświadczenie pracownika – w razie zaistnienia okoliczności uzasadniających konieczność sprawowania przez pracownika osobistej opieki nad zdrowym dzieckiem do lat 8 z powodu nieprzewidzianego zamknięcia żłobka, przedszkola lub szkoły, do której dziecko uczęszcza. Są to dwa różne obowiązki.
To tyle z teorii – jak przełożyć to na praktykę?
Co zrobić z pracownikiem, który nie dopełnił swoich obowiązków?
Pierwsze, co przychodzi pracodawcy na myśl, to wypowiedzenie umowy o pracę, o czym za chwilę powiemy. Jednakże w pierwszej kolejności należy sprawę wyjaśnić i uzyskać od pracownika wytłumaczenie zaistnienia określonych okoliczności.
Rozmowa z pracownikiem o nieusprawiedliwionych nieobecnościach w pracy
Dla pracownika nierzadko rozmowa z pracodawcą jest równie dyscyplinująca, co np. kara pieniężna. Warto więc rozpocząć od tego kroku.
Wyjaśnienie sytuacji, uzyskanie informacji i powodów dotyczących zachowania pracownika mogą spowodować, że takie sytuacje nie będą miały już miejsca. Poza tym należy wziąć pod uwagę, że niestety, ale poziom znajomości prawa pracy w Polsce jest na niskim poziomie. Mimo dostępu do aktów prawnych większość z nas ich nie czyta z prostych względów – są napisane w sposób mało zrozumiały dla osób spoza branży prawniczej.
Dlatego pracodawca powinien mieć świadomość, że poniekąd do jego obowiązków można zaliczyć edukowanie w zakresie prawa pracy. Przynajmniej w zakresie praw i obowiązków pracownika. Niekoniecznie należy z góry zakładać złe intencje pracownika. Dlatego warto wysłuchać i wskazać granice poparte odpowiednią podstawą prawną, a także przypomnieć o zasadach panujących w firmie.
Przekazanie pracownikowi oczekiwań pracodawcy
Kwestie dotyczące usprawiedliwiania nieobecności w pracy, a właściwie wskazanie ich uregulowań wewnątrz firmy, to jeden z podstawowych obowiązków pracodawcy. Wyraźnie mówi o tym kodeks pracy:
Art. 29. § 3. Pracodawca informuje pracownika na piśmie, nie później niż w ciągu 7 dni od dnia zawarcia umowy o pracę, o przyjętym sposobie usprawiedliwiania nieobecności w pracy.
Przytoczony artykuł odnosi się do początkowego etapu zatrudnienia pracownika, kiedy przekazujemy nie tylko umowę o pracę, ale i wszystkie niezbędne dokumenty związane z zatrudnieniem. Wskazanie sposobu poinformowania o nieobecności w pracy przez pracownika powinien być więc wskazany w regulaminie o pracę lub w innym dokumencie, z którym pracownik zostanie zapoznany przed rozpoczęciem pracy.
W sytuacji, kiedy dojdzie do niepowiadomienia o nieobecności w pracy, warto powołać się na dokument regulujący obowiązki pracownika w tym zakresie. I przypomnieć pracownikowi, że jest zobowiązany do jego przestrzegania.
Poza prawnymi obowiązkami nic nie stoi na przeszkodzie, aby po prostu ustnie poinformować pracownika o przyjętych zasadach i zasygnalizować, jak ważne jest ich przestrzeganie.
Jednakże co w sytuacji ekstremalnej, kiedy dochodzi do nagminnego łamania zasad związanych z informowaniem o nieobecności i nie pomagają rozmowy?
Wówczas pracodawca powinien wiedzieć po jakie środki prawne może sięgnąć, aby legalnie wyciągnąć wobec pracownika konsekwencje.
Konsekwencje niestawienia się w pracy – po pierwsze kara porządkowa
Zgodnie z art. 108 kodeksu pracy:
§ 1. Za nieprzestrzeganie przez pracownika ustalonej organizacji i porządku w procesie pracy, przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy, przepisów przeciwpożarowych, a także przyjętego sposobu potwierdzania przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy, pracodawca może stosować:
1) karę upomnienia;
2) karę nagany.
§ 3. Kara pieniężna za jedno przekroczenie, jak i za każdy dzień nieusprawiedliwionej nieobecności, nie może być wyższa od jednodniowego wynagrodzenia pracownika, a łącznie kary pieniężne nie mogą przewyższać dziesiątej części wynagrodzenia przypadającego pracownikowi do wypłaty, po dokonaniu potrąceń, o których mowa w art. 87 § 1 pkt 1–3.
Na podstawie przytoczonych przepisów kodeksu pracy pracodawca może zastosować wobec pracownika karę upomnienia, nagany, a nawet karę pieniężną. Warto pracownika uświadomić w tymże zakresie, albowiem nic nie działa na pracowników tak dyscyplinująco, jak wizja kary, a zwłaszcza pieniężnej.
Po drugie wypowiedzenie umowy o pracę
Wypowiedzenie umowy o pracę to jedna z trudniejszych decyzji dla pracodawcy. Musi mieć ku temu mocne powody, których nie będzie mógł podważyć pracownik. Poza tym pracodawca musi mieć także świadomość, że być może spotka się z tego powodu z pracownikiem w sądzie. Dlatego więc decyzja o zwolnieniu pracownika powinna być przemyślana, jak i uzasadniona.
Co mówi na ten temat orzecznictwo?
Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 20 października 2015 r. (sygn. akt III PK 8/15) jasno stwierdził, że:
Zaniechanie obowiązku terminowego zawiadomienia pracodawcy o przyczynie i planowanym okresie nieobecności pracownika w pracy jest traktowane w orzecznictwie jako okoliczność uprawniająca pracodawcę do rozwiązania umowy o pracę z pracownikiem w trybie art. 52 § 1 pkt 1 k.p.
Ponadto w tym samym wyroku, możemy przeczytać, że:
W ocenie Sądu Rejonowego, w takich wypadach to nie pracodawca ma nawiązywać kontakt z pracownikiem, by zapytać go o przyczynę nieobecności w pracy, lecz stosowne zawiadomienie o przyczynie nieobecności powinno leżeć w interesie pracownika. Kwestia, czy brak takiego zawiadomienia i tym samym naruszenie jednego z podstawowych obowiązków pracowniczych, kwalifikuje się w danych okolicznościach do rozwiązania z pracownikiem umowy o pracę w trybie art. 52 § 1 pkt 1 k.p., należy do uznania pracodawcy.
Jasno to świadczy o tym, że pracodawca ma prawo rozwiązać umowę o pracę z pracownikiem, który nie dopełnił swoich obowiązków w zakresie poinformowania o nieobecności w pracy.
Co więcej – pracodawca może to przewinienie uznać za ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracownika, które daje podstawę do zwolnienia pracownika trybie natychmiastowym, bez wypowiedzenia.
Podsumowując…
Podstawowym obowiązkiem pracownika jest nie tylko sumiennie wykonywać swoją pracę, ale także przestrzegać obowiązujących w firmie zasad. W związku z tym pracownik musi mieć świadomość, że niestawienie się w zakładzie pracy i niepoinformowanie lub nieusprawiedliwienie tejże nieobecności, mają swoje odpowiednie prawne konsekwencje.
Jednakże do każdej sytuacji należy podchodzić indywidualnie i nie zakładać z góry złych intencji pracownika. Warto więc wziąć pod uwagę nie tylko te najdotkliwsze kary jak wypowiedzenia umowy o pracę. Ale i te mniej dotkliwe jak rozmowa wyjaśniająca z pracownikiem.
Izabela Kaźmierczak-Kamiennik
Prawniczka, ekspertka prawa pracy i umów w biznesie. W sieci i mediach społecznościowych działa jako Prawnik Izabela. Jej misją jest wspieranie przedsiębiorców w byciu świadomym i profesjonalnym pracodawcą, poprzez wskazywanie odpowiednich narzędzi prawnych w celu minimalizowania sytuacji kryzysowych i prowadzenia biznesu w sposób płynny.
