Co znajdziesz w artykule?
Aż trudno uwierzyć, że rzeczywistość, która jeszcze nie tak dawno była z nami na stałe, odeszła w zapomnienie. Mowa o czasie „covidowym”, podczas którego wiele dotychczasowych zasad zostało zawieszonych. A w ich miejscu pojawiły się tymczasowe rozwiązanie. Jednakże od 1 lipca 2023 r. nie ma już na obszarze naszego kraju stanu zagrożenia epidemicznego. Oznacza to powrót do zawieszonych obowiązków. Do jakich? I co to oznacza dla pracodawców?
Izabela Kaźmierczak-Kamiennik
Podstawa prawna zmian
Zanim przejdziemy przez wszystkie zmiany, warto spojrzeć jaka podstawa prawna je spowodowała. Mianowicie jest to Rozporządzenie Ministra Zdrowia z dnia 14 czerwca 2023 r. w sprawie odwołania na obszarze Rzeczypospolitej Polskiej stanu zagrożenia epidemicznego o następującym brzmieniu:
Na podstawie art. 46 ust. 2 i 4 ustawy z dnia 5 grudnia 2008 r. o zapobieganiu oraz zwalczaniu zakażeń i chorób zakaźnych u ludzi (Dz. U. z 2022 r. poz. 1657, z późn. zm.2)) zarządza się, co następuje:
§ 1. Z dniem 1 lipca 2023 r. odwołuje się na obszarze Rzeczypospolitej Polskiej stan zagrożenia epidemicznego w związku z zakażeniami wirusem SARS-CoV-2.
§ 2. Z dniem 1 lipca 2023 r. traci moc rozporządzenie Ministra Zdrowia z dnia 12 maja 2022 r. w sprawie ogłoszenia na obszarze Rzeczypospolitej Polskiej stanu zagrożenia epidemicznego (Dz. U. poz. 1028).
§ 3. Rozporządzenie wchodzi w życie z dniem ogłoszenia.
Powyższe oznacza, że od 1 lipca nie obowiązuje na terenie naszego kraju stan zagrożenia epidemicznego. Mało tego – od tego dnia wracają zawieszone obowiązki i biegną ważne dla pracodawców terminy.
Jakie?
Badania okresowe po pandemii
Jak dobrze wszyscy pamiętamy, jedną z głównych zmian w czasie pandemii było zawieszenie wykonywania niektórych obowiązków w zakresie badań okresowych pracowników; a zaświadczenia lekarskie mógł wydać inny niż uprawniony lekarz. Zgodnie z brzmieniem art. 12 ustawy z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem covid-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych:
1. W przypadku ogłoszenia stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii, od dnia ogłoszenia danego stanu, zawiesza się wykonywanie obowiązków wynikających z przepisów:
1) art. 229 § 2 zdanie pierwsze, § 4a w zakresie badań okresowych i § 5 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy;
2. Po odwołaniu stanu zagrożenia epidemicznego, w przypadku gdy nie zostanie ogłoszony stan epidemii albo po odwołaniu stanu epidemii, pracodawca i pracownik są obowiązani niezwłocznie podjąć wykonywanie zawieszonych obowiązków, o których mowa w ust. 1, i wykonać je w okresie nie dłuższym niż 180 dni od dnia odwołania danego stanu.
3. W przypadku braku dostępności do lekarza uprawnionego do przeprowadzenia badania wstępnego lub kontrolnego, badanie takie może przeprowadzić i wydać odpowiednie orzeczenie lekarskie inny lekarz. Orzeczenie lekarskie wydane przez innego lekarza traci moc po upływie 180 dni od dnia odwołania stanu zagrożenia epidemicznego, w przypadku gdy nie zostanie ogłoszony stan epidemii, albo od dnia odwołania stanu epidemii.
5. W trakcie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego lub stanu epidemii:
1) w stosunku do osoby zatrudnianej na stanowisko pracy inne niż administracyjno-biurowe okresy, o których mowa w art. 229 § 11 pkt 1 i 2 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy, zostają wydłużone do 180 dni;
2) wstępnym badaniom lekarskim nie podlegają osoby zatrudniane na stanowisko administracyjno-biurowe, jeżeli posiadają aktualne orzeczenie lekarskie stwierdzające brak przeciwwskazań do pracy w warunkach pracy opisanych w skierowaniu na badania lekarskie i pracodawca stwierdzi, że warunki te odpowiadają warunkom występującym na danym stanowisku pracy.
Powyższe oznacza, że wraca obowiązek przeprowadzania badań wstępnych dla osób zatrudnianych na stanowisko administracyjno-biurowe. Bez względu na to, czy posiadają aktualne orzeczenie lekarskie stwierdzające brak przeciwwskazań do pracy w warunkach pracy opisanych w skierowaniu na badania.
Powraca także obowiązek wykonywania badań okresowych. Te należy wykonać w ciągu 180 dni od dnia odwołania stanu zagrożenia epidemicznego, czyli do 28 grudnia 2023 r.
Ponadto orzeczenia lekarskie wydane przez innego lekarza niż uprawnionego tracą ważność po 180 dniach od dnia odwołania stanu zagrożenia epidemicznego. Czyli również należy do dnia 28 grudnia 2023 r. uzupełnić wszystkie braki i zaległości w tym zakresie.
Szkolenia BHP po pandemii
Rzeczywistość pandemiczna dotykała również obszar szkoleń z bezpieczeństwa i higieny pracy. Przypomnijmy, że zgodnie ze wspomnianą wyżej ustawą:
Art. 12e. 1. W okresie stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii dopuszcza się przeprowadzanie szkoleń wstępnych w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy i służby w całości za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej, z wyjątkiem instruktażu stanowiskowego:
1) pracownika zatrudnianego na stanowisku robotniczym;
2) pracownika zatrudnionego na stanowisku, na którym występuje narażenie na działanie czynników niebezpiecznych;
3) pracownika przenoszonego na stanowisko, o którym mowa w pkt 1 i 2;
4) ucznia odbywającego praktyczną naukę zawodu oraz studenta odbywającego praktykę studencką.
2. W przypadku gdy termin przeprowadzenia szkolenia okresowego w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy lub bezpieczeństwa i higieny służby przypada w:
1) okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii
lub
2) w okresie 30 dni od dnia odwołania stanu zagrożenia epidemicznego, w przypadku gdy nie zostanie ogłoszony stan epidemii, albo stanu epidemii – termin ten wydłuża się do 180. dnia od dnia odwołania stanu zagrożenia epidemicznego, w przypadku gdy nie zostanie ogłoszony stan epidemii, albo stanu epidemii.
Jakie wnioski?
Od 1 lipca 2023 r. nie funkcjonuje już zasada przeprowadzania wstępnych szkoleń BHP za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej, a termin przeprowadzenia zaległych szkoleń wypada – jak w przypadku badań okresowych – na 28 grudnia 2023 r.
Odprawy i odszkodowania w pandemii
W czasie pandemii, w przypadku wystąpienia u pracodawcy spadku obrotów gospodarczych lub istotnego wzrostu obciążenia funduszu wynagrodzeń, wysokość odprawy, odszkodowania lub innego świadczenia pieniężnego wypłacanego przez tego pracodawcę pracownikowi w związku z rozwiązaniem umowy o pracę, nie mogła przekroczyć dziesięciokrotności minimalnego wynagrodzenia za pracę; ustalanego na podstawie przepisów o minimalnym wynagrodzeniu za pracę. Oznacza to, że od 1 lipca tego roku ten pułap już nie obowiązuje, a wracają limity określone przez dotychczasowe akty prawne.
Zakaz konkurencji w czasie pandemii
Wskazując zmiany, nie można zapomnieć o zasadzie funkcjonującej w czasie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego. Mianowicie – możliwości wypowiedzenia umowy o zakazie konkurencji obowiązującej po ustaniu:
- stosunku pracy,
- umowy agencyjnej,
- umowy zlecenia,
- innej umowy o świadczenie usług, do której zgodnie z ustawą z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny stosuje się przepisy dotyczące zlecenia,
- umowy o dzieło
W czasie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego wypowiedzenia tejże umowy mogła dokonać każda ze stron z zachowaniem 7-dniowego okresu wypowiedzenia. Z dniem 1 lipca 2023 r. tego roku ta zasada została zniesiona.
Zaległe urlopy a koronawirus
Jak dobrze pamiętamy, ustawa covidowa przewidywała również możliwość wysłania pracownika przez pracodawcę na zaległy urlop:
Art. 15gc. W okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego lub stanu epidemii, ogłoszonego z powodu COVID-19, pracodawca może udzielić pracownikowi, w terminie przez siebie wskazanym, bez uzyskania zgody pracownika i z pominięciem planu urlopów, urlopu wypoczynkowego niewykorzystanego przez pracownika w poprzednich latach kalendarzowych, w wymiarze do 30 dni urlopu, a pracownik jest obowiązany taki urlop wykorzystać.
Od 1 lipca 2023 r. pracodawca może więc zobowiązać pracownika do wykorzystania urlopu, ale już tylko w okresie wypowiedzenia umowy o pracę oraz w przypadku zaległego urlopu. Powyższe uprawnienie zostało zniesione.
Fikcja doręczeń
Fikcja doręczeń to chyba jedna z najbardziej zapamiętanych zasad pandemii. Przynajmniej w kontekście prawa pracy. Jej wprowadzenie umożliwiało pracownikowi skuteczne zablokowanie otrzymania np. dyscyplinarki drogą pocztową. Od 1 lipca tego roku nastąpił powrót do poprzednich zasad; a więc po upływie 7 dni od drugiego awizowania, pismo uznaje się za doręczone.
Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych i inne obowiązki socjalne w czasie pandemii
Warto na koniec zwrócić uwagę, że w czasie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego pracodawca, u którego nastąpił spadek obrotów gospodarczych lub istotny wzrost obciążenia funduszu wynagrodzeń mógł zawiesić obowiązki:
- tworzenia lub funkcjonowania zakładowego funduszu świadczeń socjalnych,
- dokonywania odpisu podstawowego,
- wypłaty świadczeń urlopowych,
- stosowania się do postanowień układów zbiorowych pracy lub regulaminów wynagradzania, ustalających wyższą wysokość odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych oraz inne świadczenia o charakterze socjalno-bytowym niż określa ustawa.
Wniosek? Od 1 lipca 2023 r. pracodawcy powracają już do swoich wewnętrznych regulacji dotyczących ZFŚS.
Podsumowując…
czas pandemii wywrócił nasze życie do góry nogami. Jednakże po pewnym czasie przywykliśmy do określonych zasad i reguł. Zniesienie stanu zagrożenia epidemicznego powoduje kolejne wywrócenie i uporządkowanie procesów w firmach. Dlatego należy przejrzeć zmiany i dostosować się do ich wprowadzenia. Pamiętając o tych, które już nie obowiązują.
Izabela Kaźmierczak-Kamiennik
Prawniczka, ekspertka prawa pracy i umów w biznesie. W sieci i mediach społecznościowych działa jako Prawnik Izabela. Jej misją jest wspieranie przedsiębiorców w byciu świadomym i profesjonalnym pracodawcą. Realizuje ją, wskazując odpowiednie narzędzia prawne w celu minimalizowania sytuacji kryzysowych i prowadzenia biznesu w sposób płynny.
