Ostatnia nowelizacja kodeksu pracy wprowadza dla działów kadr w firmach nowe obowiązki związane z przechowywaniem dokumentacji pracowniczej. Zmiany dotyczą pracy zdalnej oraz badania trzeźwości pracowników. Rozporządzenie regulujące prowadzenie dokumentacji wchodzi w życie w dwóch terminach: 21 marca oraz 7 kwietnia br.
oprac. Barbara Kielczyk
Nowelizację regulującą zasady pracy zdalnej oraz badania trzeźwości pracowników opublikowano w Dzienniku Ustaw 6 lutego br. 13 marca w tymże dzienniku ukazało się Rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej wprowadzające m.in. zmiany w części B akt osobowych pracownika (tj. oświadczenia lub dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika). Dodano również nową część do akt osobowych, czyli część E.
Dokumentowanie kontroli trzeźwości
Nowe przepisy dają pracodawcy od 21 marca br. prawo kontrolowania trzeźwości pracownika, jeżeli jest to niezbędne do zapewnienia ochrony życia i zdrowia pracowników lub innych osób lub ochrony mienia. Istotne jest przy tym, że jeśli podczas takiej kontroli nie stwierdzi się w organizmie pracownika alkoholu lub innych substancji o podobnym działaniu, nie trzeba tego odnotowywać w dokumentacji pracowniczej.
Dokumenty związane z kontrolą trzeźwości pracownika lub kontrolą na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu będą przechowywane w nowo utworzonym dziale E akt osobowych. Znajdą się w nich:
- informacje dotyczące kontroli trzeźwości pracownika przeprowadzonej przez pracodawcę (m.in. data, godzina i minuta badania oraz wynik wskazujący na stan po użyciu alkoholu albo stan nietrzeźwości);
- informację dotyczącą badania stanu trzeźwości pracownika przeprowadzonego przez uprawniony organ powołany do ochrony porządku publicznego (np. policję);
- informacje dotyczące kontroli pracownika na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu;
- informację dotyczącą badania pracownika na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu przeprowadzonego przez uprawniony organ powołany do ochrony porządku publicznego.
Pracodawca będzie musiał odnotować w aktach tylko wynik wskazujący na stan nietrzeźwości lub obecność środków działających podobnie do alkoholu. W uzasadnieniu do rozporządzenia wskazano bowiem, że „przechowywanie informacji o braku alkoholu w organizmie pracownika nie jest celowe, gdyż nie pociąga to za sobą żadnych negatywnych konsekwencji dla pracownika, nie dokumentuje żadnego naruszenia obowiązków przez pracownika”.
Informacje o kontroli trzeźwości nie mogą być przechowywane w aktach pracownika dłużej niż rok od daty jej przeprowadzenia. A wraz z jej usunięciem cała wydzielona część dotycząca tej informacji będzie musiała zostać usunięta z akt osobowych.
Dokumentacja pracy zdalnej
Nowością w Kodeksie Pracy są także regulacje dotyczące pracy zdalnej (wcześniej – telepracy). To też pociąga za sobą obowiązek gromadzenia przez pracodawców nowych dokumentów. Te przepisy weszły w życie 21 marca 2023 r.
Wśród wymaganych znajdzie się m.in. oświadczenie pracownika, w którym potwierdza zapoznanie się z procedurą ochrony danych osobowych czy oceną ryzyka zawodowego.
Dokumentację w części B od 21 marca należy uzupełniać ponadto potwierdzeniem poinformowania pracowników o kontroli trzeźwości lub o kontroli na obecność w ich organizmach środków działających podobnie do alkoholu, grupie lub grupach pracowników objętych taką kontrolą i sposobie jej przeprowadzania.
