Właścicielka salonu kosmetycznego czy gabinetu medycyny estetycznej doskonale wie, jak kluczowa dla sprawnego funkcjonowania jest ciągłość pracy. Niespodziewana nieobecność pracownika, szczególnie w przypadku grafikowych rezerwacji, może poważnie zakłócić pracę i wpłynąć na zadowolenie klientów. Dlatego tak ważne jest, aby zarówno pracodawca, jak i pracownik, znali swoje prawa i obowiązki w przypadku zwolnienia lekarskiego. Prawidłowe zarządzanie tą kwestią chroni nie tylko przed problemami prawnymi, ale również pomaga utrzymać płynność pracy w salonie.
Izabela Kaźmierczak-Kamiennik
Co znajdziesz w artykule?
Prawa i obowiązki pracownika salonu
Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Socjalnej, pracownik salonu ma obowiązek poinformować pracodawcę o swojej nieobecności w ciągu 2 dni od otrzymania zwolnienia lekarskiego. Najlepiej zrobić to telefonicznie lub mailowo, by jak najszybciej umożliwić przełożonej reorganizację pracy i przełożenie wizyt klientów.
Prawo do wynagrodzenia i zasiłku chorobowego
Przez pierwsze 33 dni choroby (lub 14 dni, jeśli pracownik ma powyżej 50 lat) wynagrodzenie płaci pracodawca, a potem wypłatę zasiłku przejmuje Zakład Ubezpieczeń Społecznych (ZUS). E-zwolnienia (e-ZLA) trafiają do pracodawcy automatycznie, ale pracownik wciąż powinien o nieobecności poinformować ustnie.
Obowiązek prawidłowego wykorzystania L4
Zwolnienie lekarskie jest po to, by pracownik mógł wrócić do zdrowia. Niewłaściwe wykorzystywanie L4 – np. świadczenie usług na boku, praca w innym salonie czy aktywność, która opóźnia powrót do zdrowia – może skutkować utratą zasiłku.
Prawo do kontroli zwolnienia
Zgodnie z art. 68 ust. 1 ustawy z dnia 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa:
Zakład Ubezpieczeń Społecznych oraz płatnicy składek, o których mowa w art. 61 ust. 1 pkt 1, są uprawnieni do kontrolowania ubezpieczonych co do prawidłowości wykorzystywania zwolnień od pracy zgodnie z ich celem oraz są upoważnieni do formalnej kontroli zaświadczeń lekarskich.
Płatnikiem składek, o którym mowa w przytoczonym przepisie są płatnicy składek na ubezpieczenie chorobowe, którzy zgłaszają do ubezpieczenia chorobowego powyżej 20 ubezpieczonych.
W związku z powyższym, pracodawca może kontrolować pracownika przebywającego na zwolnieniu lekarskim. Zasady z tym związane reguluje Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 27 lipca 1999 r. w sprawie szczegółowych zasad i trybu kontroli prawidłowości wykorzystywania zwolnień lekarskich od pracy oraz formalnej kontroli zaświadczeń lekarskich, w myśl którego:
wątpliwości, czy zwolnienie lekarskie od pracy wykorzystywane było niezgodnie z jego celem, rozstrzyga właściwa jednostka organizacyjna Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, uzyskując w miarę potrzeby opinię lekarza leczącego, i wydaje w razie sporu decyzję.
osobie kontrolującej prawidłowość wykorzystywania zwolnień lekarskich od pracy pracodawca wystawia imienne upoważnienie, które uprawnia do wykonywania kontroli również w miejscu zamieszkania, miejscu czasowego pobytu lub miejscu zatrudnienia osoby kontrolowanej,
razie stwierdzenia w trakcie kontroli okoliczności nieprawidłowości (wykonywanie przez pracownika pracy zarobkowej, wykorzystywanie zwolnienia lekarskiego od pracy w sposób niezgodny z jego celem) osoba kontrolująca sporządza protokół, w którym podaje, na czym polegało nieprawidłowe wykorzystywanie zwolnienia lekarskiego od pracy. Protokół należy przedłożyć pracownikowi w celu wniesienia przez niego uwag. Wzór protokołu stanowi załącznik nr 2 do rozporządzenia,
Poza uprawnieniami pracodawcy do kontroli pracownika, wspomniane wyżej rozporządzenie, umożliwia także skontrolowanie wystawionego zwolnienia lekarskiego:
- § 2. Kontrola formalna zaświadczeń lekarskich polega na sprawdzeniu, czy zaświadczenie:
- 1) nie zostało sfałszowane,
- 2) zostało wydane zgodnie z przepisami w sprawie zasad i trybu wystawiania zaświadczeń lekarskich.
- § 3. Jeżeli w wyniku kontroli, o której mowa w § 2 pkt 1, zachodzi podejrzenie, że zaświadczenie lekarskie zostało sfałszowane, płatnik składek występuje do lekarza leczącego o wyjaśnienie sprawy.
- § 4. W razie podejrzenia, że zaświadczenie lekarskie wydane zostało niezgodnie z przepisami w sprawie zasad i trybu wystawiania zaświadczeń lekarskich, płatnik składek występuje o wyjaśnienie sprawy do terenowej jednostki organizacyjnej Zakładu Ubezpieczeń Społecznych.
Czy można kontrolować pracownika, który ma zwolnienie lekarskie „chodzące”?
Odpowiedź jest jednoznaczna – tak. I wskazuje na to wprost również ZUS w swoich publikacjach dotyczących zasadności korzystania ze zwolnienia lekarskiego przez pracownika oraz w orzecznictwie:
Wyrok Sądu Apelacyjnego w Katowicach z dnia 12 listopada 2002 r. sygn. akt III AU a 3189/01:„Adnotacja na zwolnieniu lekarskim o treści: «pacjent może chodzić» nie usprawiedliwia wykonywania pracy przez pracownika, którego taka adnotacja dotyczy. Taki zapis upoważnia go jedynie do wykonywania zwykłych czynności życia codziennego, np. poruszanie się po mieszkaniu, udanie się na zabieg czy kontrolę lekarską.
Kontrola może być wykonana bez względu na wskazania lekarskie, tj. zarówno, gdy na zwolnieniu jest adnotacja „chory powinien leżeć”, jak i w przypadku adnotacji „chory może chodzić”.
W czasie kontroli nie zastano pracownika – co dalej?
Zgodnie ze stanowiskiem ZUS:
Jeśli kontrola była przeprowadzona w miejscu zamieszkania lub pobytu ubezpieczonego i osoby kontrolujące nie zastały ubezpieczonego, kontrolę należy w miarę możliwości ponowić. Dodatkowo trzeba zwrócić się do pracownika, by wyjaśnił przyczyny tej nieobecności. Nieobecność w miejscu zamieszkania lub pobytu w czasie przeprowadzania kontroli nie musi bowiem oznaczać niewłaściwego wykorzystywania zwolnienia lekarskiego od pracy. Jeżeli pracownik poda uzasadniony powód swojej nieobecności, np. wizyta u lekarza, odbywanie rehabilitacji itp., nie można uznać, że zwolnienie lekarskie było wykorzystywane nieprawidłowo.
W jakim terminie można przeprowadzić kontrolę?
Przepisy tego nie określają. Pracodawca może więc dokonać tego w każdej chwili, w czasie trwania zwolnienia lekarskiego: zarówno pierwszego jak i ostatniego dnia zwolnienia. W ww. rozporządzeniu możemy przeczytać, że:
§ 7. Kontrola prawidłowości wykorzystywania zwolnień lekarskich od pracy powinna być dokonywana w miarę potrzeby, bez ustalania z góry stałych jej terminów, a nasilana szczególnie w okresach, w których występuje zwiększona absencja z powodu choroby lub sprawowania opieki.
W tym miejscu, należy dodatkowo odpowiedzieć na pytanie, co w sytuacji, kiedy zasiłek został już wypłacony, a pracodawca poweźmie informacje o nieprawidłowościach w korzystaniu ze zwolnienia lekarskiego pracownika? Odpowiedź na to pytanie znajduje się w art. 84 ustawy zasiłkowej, zgodnie z którym:
- roszczenia w tej sprawie przedawniają w terminie 5 lat od ostatniego dnia okresu, za który pobrano nienależne świadczenie
W takiej sytuacji pracodawca albo:
- zgłasza sprawę do ZUS, który dokonuje analizy sprawy (zalecane)
- samodzielnie przeprowadza analizę sprawy
Na podstawie posiadanych wyników analizy sprawy, jeżeli pracodawca uzna, że pracownik nieprawidłowo korzystał ze zwolnienia lekarskiego, występuje do niego o zwrot już wypłaconego świadczenia.
Zgłoszenie przeprowadzenia kontroli przez ZUS
Jak już wyżej zostało wskazane, potrzebę przeprowadzenia kontroli i weryfikacji pracownika, pracodawca może zgłosić do ZUS na podstawie ustawy zasiłkowej:
Pracodawca może wystąpić do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych o przeprowadzenie kontroli prawidłowości orzekania o czasowej niezdolności do pracy z powodu choroby oraz wystawiania zaświadczeń lekarskich dla celów wypłaty wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy, o którym mowa w art. 92 Kodeksu pracy.
Taką potrzebę pracodawca może złożyć elektronicznie przez ZUS PUE na formularzu wniosek OL-2.
Ustalenie nieprawidłowego korzystania ze zwolnienia lekarskiego – konsekwencje
Jeżeli ustalimy, że pracownik nieprawidłowo korzysta ze zwolnienia lekarskiego, należy sporządzić protokół. Protokół ten powinien być także przekazany pracownikowi i podpisany przez niego. W razie odmowy podpisania, należy sporządzić odpowiednią adnotację.
Poza tym, przed podjęciem dalszych kroków, pracodawca może zwrócić się do ZUS:
Zgodnie ze stanowiskiem ZUS zawartym w piśmie z dnia 3 marca 2014 r., znak: 992800/601/225/2014/WZS/11/CH: „(…) Szczególne postanowienia zostały przez ustawodawcę wprowadzone wyłącznie w zakresie kontroli prawidłowości orzekania o czasowej niezdolności do pracy z powodu choroby oraz wystawiania zaświadczeń lekarskich, przeprowadzanej przez lekarzy orzeczników ZUS. Zgodnie z art. 59 ust. 12 ustawy (zasiłkowej – przypis redakcji) pracodawca ma możliwość wystąpienia z wnioskiem do ZUS o przeprowadzenie takiej kontroli dla celów wypłaty wynagrodzenia za czas choroby. Jednak w tym przypadku Zakład nie wydaje decyzji, tylko przekazuje wyniki kontroli do decyzji pracodawcy.”.
Zwolnienie z pracy
Na koniec należy pamiętać, że pracodawca nie jest w sytuacji bez wyjścia, jeżeli pracownik nadużywa zwolnień lekarskich.
Zgodnie z wyrokiem Sądu Najwyższego z dnia 23 stycznia 2001 r. (sygn. akt I PKN 191/00):
Nie narusza zasad współżycia społecznego przyjęcie przez pracodawcę jako kryterium doboru pracowników do zwolnienia ich dyspozycyjności, rozumianej jako możliwość liczenia na obecność pracownika w pracy w czasie na nią przeznaczonym.
Przeciwieństwem tak rozumianej dyspozycyjności są częste absencje pracownika spowodowane złym stanem jego zdrowia lub dzieci, jak również inne przypadki usprawiedliwionej nieobecności, które nie tylko powodują konieczność organizowania nagłych zastępstw, ale także nie pozwalają oczekiwać, że w razie potrzeby pracownik ten będzie mógł zastąpić innego pracownika.
Powyższe oznacza, że jeżeli częste nieobecności pracownika powodują zakłócenia toku pracy, konieczność organizowania zastępstw, będzie to uzasadniona przyczyna do zastosowania wypowiedzenia umowy o pracę.
Jednakże należy pamiętać, że do każdej sytuacji należy podchodzić indywidualnie, a także pamiętać, że pracownik ma prawo odwołać się do sądu pracy, jeżeli stwierdzi, że wypowiedzenie umowy o pracę zostało wydane z naruszeniem przepisów.
Wówczas to na pracodawcy spoczywa obowiązek udowodnienia podstaw oraz uzasadnienia tego wypowiedzenia.
Warto jednak pamiętać, że zgodnie z art. 41 Kodeksu pracy, co do zasady nie można zwolnić pracownika na L4. Istnieją jednak sytuacje, w których jest to możliwe:
- Zwolnienie dyscyplinarne. Zwolnienie lekarskie nie chroni pracownika, który dopuścił się ciężkiego naruszenia podstawowych obowiązków pracowniczych. Dotyczy to sytuacji, gdy pracownik np.:
- w czasie L4 pracuje dla konkurencji lub wykonuje zabiegi na własną rękę.
- podrobił zwolnienie lekarskie. W takich przypadkach można rozwiązać umowę ze skutkiem natychmiastowym.
- Likwidacja salonu – ochrona pracownika na zwolnieniu lekarskim nie obowiązuje.
Podsumowanie
Zwolnienie lekarskie to ważny element ochrony pracownika, ale wymaga od obu stron odpowiedzialnego podejścia. Właścicielki gabinetów beauty powinny znać przepisy, aby w przypadku długotrwałej nieobecności pracownika móc zareagować w sposób zgodny z prawem, a jednocześnie chroniący interesy firmy i klientów. Pamiętać należy, że jasne zasady i otwarta komunikacja budują zaufanie w zespole.
