Kontrola w firmie to często źródło stresu, zwłaszcza dla właścicieli gabinetów medycyny estetycznej. Zazwyczaj kojarzy się z ewentualnymi karami i konsekwencjami. Aby poskromić ten strach, warto znać swoje prawa i obowiązki. W tym artykule przedstawimy, z jakimi kontrolami mogą się liczyć właściciele gabinetów medycyny estetycznej i na co zwrócić szczególną uwagę.
Izabela Kaźmierczak-Kamiennik
Co znajdziesz w artykule?
Kto może kontrolować gabinet medycyny estetycznej?
Zacznijmy od odpowiedzi na jedno z najważniejszych pytań w tym zakresie – czyjej kontroli można się spodziewać. Instytucje uprawnione do przeprowadzania kontroli i robiące to najczęściej to:
- Sanepid, czyli Państwowa Inspekcja Sanitarna
- ZUS, czyli Zakład Ubezpieczeń Społecznych
- PIP, czyli Państwowa Inspekcja Pracy
- US, czyli Urząd Skarbowy
- UODO, czyli Urząd Ochrony Danych Osobowych
- UOKiK, czyli Urząd Ochrony Konkurencji i Konsumentów
- Instytucje przyznające dotacje, jeżeli jesteś ich beneficjentem
Rzadziej możemy spodziewać się kontroli:
- Rzecznik Praw Pacjenta – w sytuacji, gdy pacjent zgłosi naruszenie któregokolwiek z jego praw, które przysługują mu na mocy ustawy o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta.
- Wojewódzki Inspektorat Farmaceutyczny – w zakresie dotyczącym produktów leczniczych i wyrobów medycznych.
- Narodowy Fundusz Zdrowia – tylko w określonych przypadkach i w zakresie, w jakim gabinet ma zawartą umowę z NFZ na świadczenie usług medycznych finansowanych ze środków publicznych.
Kiedy gabinet medycyny estetycznej może spodziewać się kontroli?
Przechodząc teraz do kolejnej ważnej kwestii dotyczącej przesłanek przeprowadzenia kontroli w gabinecie medycyny estetycznej, należy podzielić je na 3 kluczowe:
- Kontrola zapowiedziana
- Kontrola w związku ze złożoną skargą
- Uzależnione od działalności podmiotu
Powyższe oznacza, że kontrola może być zapowiedziana, jak i interwencyjna.
Co oznacza kontrola zapowiedziana?
Kontrola zgodnie z przepisami Prawo przedsiębiorców musi przebiegać, jak i być zapowiedziana z zachowaniem odpowiednich procedur. Mówi o tym m.in. art. 48 Prawa przedsiębiorców:
1. Organ kontroli zawiadamia przedsiębiorcę o zamiarze wszczęcia kontroli.
2. Kontrolę wszczyna się nie wcześniej niż po upływie 7 dni i nie później niż przed upływem 30 dni od dnia doręczenia zawiadomienia o zamiarze wszczęcia kontroli. Jeżeli kontrola nie zostanie wszczęta w terminie 30 dni od dnia doręczenia zawiadomienia, wszczęcie kontroli wymaga ponownego zawiadomienia.
3. Zawiadomienie o zamiarze wszczęcia kontroli zawiera:
1) oznaczenie organu;
2) datę i miejsce wystawienia;
3) oznaczenie przedsiębiorcy;
4) wskazanie zakresu przedmiotowego kontroli;
4a) 9 wstępną listę dokumentów i informacji związanych z zakresem przedmiotowym kontroli, których udostępnienia oczekuje organ kontroli w trakcie kontroli;
4b) 10 w przypadku kontroli planowej – informację o kategorii ryzyka, o której mowa w art. 47 ust. 1;
5) imię, nazwisko oraz podpis osoby upoważnionej do zawiadomienia z podaniem zajmowanego stanowiska lub funkcji.
4. Na wniosek przedsiębiorcy kontrola może być wszczęta przed upływem 7 dni od dnia doręczenia zawiadomienia.
Kontrola niezapowiedziana w gabinecie
Natomiast nie każda kontrola będzie zapowiedziana. Zawiadomienie o zamiarze wszczęcia kontroli nie jest wymagane, gdy:
- Kontrola wynika z prawa UE lub umowy międzynarodowej.
- Jest potrzebna do zapobiegania przestępstwu lub zabezpieczenia dowodów.
- Występuje bezpośrednie zagrożenie życia, zdrowia lub środowiska.
- Jest prowadzona na podstawie ustawy o ochronie konkurencji i konsumentów.
- Dotyczy naruszeń przepisów o narkomanii.
- Opiera się na przepisach Prawa energetycznego.
- Przedsiębiorca nie ma skutecznego adresu do doręczeń.
- Dotyczy szczególnych przypadków wskazanych w Ordynacji podatkowej.
- Ma na celu sprawdzenie wykonania obowiązków wynikających z wezwań lub powiadomień.
- Opiera się na przepisach o Państwowej Inspekcji Pracy.
Jak często mogą odbywać się kontrole?
Jak już wcześniej powiedzieliśmy, kontrole w niektórych przypadkach, nie muszą być zapowiedziane. Dotyczy to zwłaszcza Państwowej Inspekcji Pracy, która rzadko, kiedy przychodzi zapowiedziana.
Prawo ogranicza łączny czas trwania wszystkich kontroli jednego organu u przedsiębiorcy w ciągu roku kalendarzowego. Limity wynoszą:
- 6 dni roboczych – mikroprzedsiębiorcy,
- 18 dni roboczych – mali przedsiębiorcy,
- 24 dni robocze – średni przedsiębiorcy,
- 48 dni roboczych – pozostali przedsiębiorcy.
Wyjątki
Ograniczenia te nie obowiązują m.in. gdy:
- wymagają tego przepisy UE lub umowy międzynarodowe,
- kontrola jest niezbędna do przeciwdziałania przestępstwom lub zagrożeniom dla życia, zdrowia lub środowiska,
- kontrola dotyczy zwrotu VAT, ochrony konkurencji, spraw energetycznych, czy realizacji przepisów FATCA.
Kontrolę można przedłużyć natomiast:
- z przyczyn niezależnych od organu, po pisemnym uzasadnieniu,
- jeśli wykryto poważne nieprawidłowości podatkowe,
- w przypadku mikroprzedsiębiorców – jeśli pozostały tylko czynności analityczne (bez konieczności obecności w firmie).
Przedłużona kontrola nie może przekroczyć dwukrotności dopuszczalnych limitów.
W razie rażących naruszeń przepisów możliwa jest kontrola powtórna w tym samym zakresie, trwająca maksymalnie 7 dni – nie wliczana do rocznego limitu.
Jak przebiega kontrola?
Kontrola może być rozpoczęta po okazaniu legitymacji służbowej i doręczeniu upoważnienia do kontroli. W wyjątkowych sytuacjach (np. przestępstwo, zagrożenie zdrowia lub środowiska) kontrola może się zacząć tylko na podstawie legitymacji – upoważnienie należy wtedy dostarczyć w ciągu 3 dni roboczych.
Przed pierwszą czynnością kontrolną przedsiębiorca musi być poinformowany o swoich prawach i obowiązkach.
Upoważnienie musi zawierać m.in. dane osoby kontrolującej, przedsiębiorcy, zakres kontroli, terminy oraz pouczenie. Dokument niespełniający tych wymogów nie daje podstawy do kontroli. Zakres kontroli nie może wykraczać poza upoważnienie.
W razie nieobecności przedsiębiorcy, kontrolę można rozpocząć w obecności pracownika, osoby zatrudnionej lub świadka (np. funkcjonariusza publicznego).
Kontrolę prowadzi się w siedzibie lub miejscu wykonywania działalności, w godzinach pracy. Na wniosek lub za zgodą przedsiębiorcy może się odbyć:
- tam, gdzie przechowywana jest dokumentacja (np. biuro rachunkowe),
- w siedzibie organu kontroli,
- zdalnie – np. przez e-mail, ePUAP, pocztę.
Ponadto kontrolę należy prowadzić sprawnie i nie zakłócając działalności przedsiębiorcy. Jeżeli przedsiębiorca pisemnie zgłosi, że kontrola istotnie zakłóca jego pracę, organ musi to uzasadnić w protokole.
Wyniki i ustalenia kontroli muszą być zapisane w protokole kontroli.
Czym jest książka kontroli?
To rejestr, który każdy przedsiębiorca musi prowadzić, aby dokumentować kontrole przeprowadzane przez różne organy.
Co może być przedmiotem kontroli?
Sprawdźmy teraz, jakie dokumenty trzeba mieć zawsze gotowe do kontroli:
- Dokumenty ogólne: KRS/CEIDG, NIP, REGON, zezwolenia (jeśli dotyczy).
- Dokumentacja pracownicza: Umowy o pracę, akta osobowe, ewidencja czasu pracy, listy płac, zaświadczenia o szkoleniach BHP i badaniach lekarskich.
- Dokumentacja medyczna/zabiegowa: Karty pacjentów, zgody na zabiegi, protokoły zabiegów, dokumentacja zakupów produktów medycznych, certyfikaty sprzętu.
- Dokumentacja sanitarna: Umowy na odbiór odpadów medycznych, protokoły sterylizacji, karty charakterystyki preparatów chemicznych, dokumentacja czyszczenia i dezynfekcji.
- Dokumentacja finansowa: Faktury, rachunki, wyciągi bankowe, księgi podatkowe, ewidencja kasy fiskalnej.
- Umowy z pracownikami/kontraktorami.
- Polityka RODO.
- Procedury sanitarne i dezynfekcji.
- Karty zabiegowe klientów.
- Dowody szkoleń i kwalifikacji personelu.
- Książka kontroli i rejestr odpadów medycznych.
Co grozi za nieprawidłowości w dokumentacji lub wyposażeniu?
Konsekwencje za nieprawidłowości są zróżnicowane i zależą od wagi naruszenia. Mogą to być:
- Kary finansowe: od mandatów za drobne uchybienia po wysokie grzywny administracyjne.
- Nakazy i zakazy: decyzje nakazujące usunięcie nieprawidłowości lub wstrzymujące działalność gabinetu.
- Odpowiedzialność cywilna: wysokie odszkodowania i zadośćuczynienia dla poszkodowanych klientów.
- Odpowiedzialność karna: w najpoważniejszych przypadkach, gdy narażono zdrowie lub życie klientów.
Kluczem jest więc nie tylko posiadanie wszystkich wymaganych dokumentów, ale przede wszystkim przestrzeganie procedur i utrzymywanie gabinetu w stanie pełnej zgodności z przepisami sanitarno-epidemiologicznymi.
Czy kosmetolog i lekarz podlegają tym samym przepisom?
Krótka odpowiedź brzmi: nie, kosmetolog i lekarz nie podlegają tym samym przepisom w kontekście kontroli. Ich działalność jest regulowana przez zupełnie inne akty prawne, a co za tym idzie, podlegają kontroli ze strony różnych organów i ponoszą odmienną odpowiedzialność. Lekarze podlegają o wiele bardziej rygorystycznym regulacjom. Ich działalność jest uregulowana przez ustawę o zawodach lekarza i lekarza dentysty oraz ustawę o działalności leczniczej. Mają też obowiązek przestrzegania Kodeksu Etyki Lekarskiej.
Jak przygotować się do kontroli krok po kroku – checklista właściciela gabinetu estetycznego
- Regularne sprawdzanie i aktualizowanie dokumentacji.
- Sprawdzanie higieny i wyposażenie – stan techniczny urządzeń.
- Zapewnienie zgodności danych na stronie gabinetu ze stanem faktycznym.
- Zapewnienie dostępności umów i zgód pacjenta/klienta.
- Szkolenia pracowników z zakresu BHP i procedur.
- Przeprowadzanie regularnych audytów wewnętrznych.
- Współpraca z kontrolującymi organami.
- Zachowanie spokoju i uprzejmości.
- Poproszenie o okazanie upoważnienia do przeprowadzenia kontroli.
- Dokładne słuchanie zapytań kontrolerów i odpowiadanie rzeczowo.
- Zapewnienie dostępu tylko do tych dokumentów i pomieszczeń, które są objęte zakresem kontroli.
- Dokładne przeczytanie protokołu kontroli przed jego podpisaniem i wniesienie uwagi, jeśli to konieczne.
Izabela Kaźmierczak-Kamiennik – prawniczka, ekspertka prawa pracy i umów w biznesie. W sieci i mediach społecznościowych działa jako Prawnik Izabela. Jej misją jest wspieranie przedsiębiorców w byciu świadomym i profesjonalnym pracodawcą. Realizuje ją, wskazując odpowiednie narzędzia prawne w celu minimalizowania sytuacji kryzysowych i prowadzenia biznesu w sposób płynny.
