Wyposażenie gabinetu to obszar, w którym czeka na nas sporo pułapek. Na sprzęt można wydać setki tysięcy, a nawet miliony złotych. Pytanie: czy warto lub przynajmniej, czy warto od razu? Możemy kupić jeden droższy i dwa tańsze sprzęty, a po roku sprawdzić, jak wygląda zainteresowanie poszczególnymi zabiegami, na czym najwięcej zarobiliśmy – doradza Anna Wydra-Nazimek z „Gabinetu od zaplecza”. Finansowej biedy można sobie napytać także zbyt dużym optymizmem. „Zmieści się”, „załatwi się”, „coś się wymyśli” – stwierdza.
rozmawiała Barbara Kwiecińska-Kielczyk
Co znajdziesz w artykule?
Jakie są główne koszty początkowe przy otwieraniu gabinetu medycyny estetycznej?
Otwarcie własnego gabinetu medycyny estetycznej to duże wyzwanie – wymagające zarówno wiedzy i doświadczenia praktycznego, jak i chłodnej biznesowej kalkulacji. Aby stworzyć miejsce, które przyciągnie pacjentów, będzie funkcjonalne i rentowne, nie wystarczy sama wiedza medyczna. Potrzebne jest również strategiczne podejście do finansów, inwestycji i rozwoju.
Na etapie planowania należy spojrzeć na koszty z perspektywy kilku głównych kategorii. Pierwszą z nich jest lokal. Trzeba uwzględnić zarówno wynajem lub zakup przestrzeni, jak i jej adaptację.
Miesięczny koszt najmu w największych miastach zwykle mieści się w przedziale od 70 do 100 zł za metr kwadratowy, podczas gdy w mniejszych miejscowościach stawki mogą spaść do poziomu 30–60 zł. Oczywiście są to bardzo orientacyjne kwoty, bo wielkość miasta to tylko jeden z czynników decydujących o cenie wynajmu. Nowoczesny lokal w atrakcyjnej, bogatej dzielnicy mniejszego miasta może być droższy niż zaniedbany lokal w kiepskiej dzielnicy Warszawy.
Do kosztu najmu lub zakupu nieruchomości dochodzą prace remontowe i dostosowanie pomieszczeń do wymogów Sanepidu, co obejmuje m.in. wentylację, odpowiednie podłogi, umywalki z bieżącą wodą czy wydzielenie wymaganych pomieszczeń. W praktyce może to oznaczać wydatek od kilkudziesięciu do kilkuset tysięcy złotych, zależnie od powierzchni i stanu technicznego lokalu oraz efektu, jaki chcemy uzyskać.
Jeśli znajdziemy lokal, w którym wcześniej pracował lekarz, koszt dostosowania będzie pewnie niewielki. Jeśli chcemy zaadaptować od zera puste pomieszczenie bez ścian działowych i instalacji, koszt będzie znacznie większy. Koszt remontu będzie także zależał od efektu, jaki chcemy uzyskać. Jeśli marzy nam się luksusowe wnętrze, trzeba będzie zainwestować w droższe materiały. Analogicznie będzie na etapie wyposażenia i meblowania przestrzeni.
Co obejmuje wyposażenie wnętrza?
Absolutną podstawą jest fotel zabiegowy, którego cena waha się od kilku do kilkunastu tysięcy złotych. Oprócz tego mamy szafy, szafki, biurka, recepcję, krzesła, lampy, autoklaw, lodówkę – kolejne kilkanaście lub kilkadziesiąt tysięcy. Największą inwestycję zwykle stanowią urządzenia zabiegowe, które mogą kosztować od kilkunastu do kilkuset tysięcy złotych, zależnie od stopnia skomplikowania wykorzystywanej technologii zabiegowej.
Z mniejszych wydatków warto wymienić między innymi identyfikację wizualną i marketing, wyposażenie gabinetu w startowy zestaw produktów i akcesoriów zabiegowych, zakup telefonu, urządzeń biurowych, odzież i obuwie robocze. Dalej ubezpieczenie oraz ewentualny zakup usług doradczych, marketingowych, projektowych, fotograficznych, prawnych itp.
Jeśli planujemy zatrudnić pracowników, trzeba uwzględnić koszt rekrutacji, szkoleń i pierwszych wynagrodzeń.
Na co zwrócić szczególną uwagę, kompletując wyposażenie gabinetu?
Wyposażenie gabinetu to obszar, w którym czeka na nas sporo pułapek. Na sprzęt można wydać setki tysięcy, a nawet miliony złotych. Pytanie: czy warto lub przynajmniej, czy warto od razu? Możemy przecież zacząć od zabiegów niewymagających stosowania drogiego, specjalistycznego sprzętu i stopniowo rozszerzać ofertę. Możemy kupić jedno droższe urządzenie i poczekać z kolejnymi wydatkami aż inwestycja, choć częściowo, się zwróci. Możemy kupić jeden droższy i dwa tańsze sprzęty, a po roku sprawdzić, jak wygląda zainteresowanie poszczególnymi zabiegami, na czym najwięcej zarobiliśmy. Zatem kolejne decyzje zakupowe warto podejmować po wykonaniu takiej analizy.
Wielu właścicieli nowych gabinetów popełnia ten błąd, że wszystkie wolne środki przeznacza na zakupy, zapominając, że pierwsze miesiące prowadzenia biznesu mogą być trudne, a zgromadzona zawczasu rezerwa może pomóc uratować całe przedsięwzięcie. To chyba jedna z najczęstszych przyczyn niepowodzeń: za dużo, za szybko, za drogo, za wcześnie itd.
A co najczęściej jest niedoszacowane lub pomijane na etapie planowania kosztów otwarcia gabinetu?
Odpowiedź jest zaskakująco prosta: drobiazgi. Jeśli wydajemy na jakieś przedsięwzięcie kilkadziesiąt czy kilkaset tysięcy, zwykle „machamy ręką” na drobne wydatki. No bo czym jest to 100 zł lub 200 zł w obliczu tak wielkiej inwestycji. Kłopot w tym, że takich drobiazgów zwykle jest bardzo dużo i jak sobie to wszystko zsumujemy, to wychodzą znaczące kwoty. Jeśli nie uwzględniliśmy ich na początkowym etapie, tuż przed samym otwarciem może nam się po prostu nie dopiąć budżet.
Akcesoria jednorazowe, środki czystości, środki do dezynfekcji, napoje, licencje, abonamenty. Koszt stworzenia strony internetowej, zrobienia szyldu, wydruku ulotek, zakupu wzorów dokumentów… Jest tego sporo zarówno na starcie, jak i później w codziennej pracy. Weźmy zwykłe mleko do kawy, którego potrafi zejść nawet 20-50 litrów miesięcznie… Oczywiście zależnie od tego ilu mamy pracowników, klientów, czy oferujemy rodzaje kawy z większą ilością mleka, czy tylko zwykłą kawę z mlekiem itd.
Wiele osób w takich „codziennych” obliczeniach związanych np. z monitorowaniem finansów czy wycenianiem zabiegów w ogóle nie uwzględnia kosztów jednorazowych czy rocznych. Na przykład opłata za hosting, ubezpieczenie, szkolenia, branżowe czasopisma, abonament za program graficzny, antywirusowy, księgowy, za przestrzeń w chmurze, za serwis sprzętu itd. Bywa że osoby otwierające gabinet latem zapominają o kosztach związanych z ogrzewaniem. A te w obecnych czasach potrafią być naprawdę wysokie.
Jeśli co miesiąc wpada nam kilka takich „nieplanowanych” faktur, to miesięczne koszty pracy gabinetu potrafią wzrosnąć o kilkaset, a nawet kilka tysięcy złotych. Co gorsza, my często w ogóle tego nie zauważamy, bo myśląc o kosztach, patrzymy właśnie głównie na to, co trzeba płacić co miesiąc.
Finansowej biedy można sobie napytać także zbyt dużym optymizmem. „Zmieści się”, „załatwi się”, „coś się wymyśli” itd. A później okazuje się, że np. trzeba wyburzać ścianę i stawiać ją od nowa. Jeśli zależy nam na spięciu się budżetu, zawsze warto brać pod uwagę negatywne scenariusze i wszystko dokładnie sprawdzać. Jeśli nadmierny optymizm już nie raz wpędził nas w kłopoty, dobrze będzie przeanalizować temat z osobą o bardziej sceptycznym nastawieniu do życia.
A czy można otworzyć gabinet niskim kosztem? Jeśli tak – co warto wybrać na start, a co zostawić na później?
To zależy od naszej definicji „niskich kosztów”, ale generalnie tak, można. Warto znaleźć lokal, w którym już była prowadzona podobna działalność, wtedy prawdopodobnie uda nam się sporo zaoszczędzić na remoncie. Choć w takiej sytuacji warto też dowiedzieć się, co poszło nie tak poprzednim właścicielom. Jeśli powodem kłopotów był zły dojazd, brak parkingu lub lokal ma obecnie kiepską reputację, lepiej nie ryzykować.
Zamiast stawiać na wielki lokal i masę drogiego sprzętu, wynajmijmy coś mniejszego, zacznijmy od podstawowych, niewymagających wielkich inwestycji zabiegów. Doskonale sprawdzają się tu zabiegi z wykorzystaniem toksyny botulinowej, kwasu hialuronowego, peelingów chemicznych czy mezoterapii igłowej. Lepiej przygotować ograniczoną, ale przemyślaną ofertę niż rzucać się od razu na głęboką wodę, dużo ryzykując.
Jeśli potrzebujemy drogiego sprzętu, może lepiej będzie wziąć go w leasing niż kupować za własne lub pożyczone środki. Trzeba to sobie przeliczyć, uwzględniając różne scenariusze rozwoju gabinetu. Można również postawić na sprzęt z drugiej ręki, choć to wiąże się z ryzykiem braku gwarancji, wyższej awaryjności, niższej skuteczności itd.
Zaoszczędzić można także np. na ekipie remontowej – proste prace w stylu malowania można wykonać samodzielnie lub na marketingu – samemu można wiele zdziałać w mediach społecznościowych. Trzeba mieć jednak na uwadze, że nasz czas też kosztuje. Jeśli jesteśmy w stanie zarobić więcej niż życzą sobie specjaliści, warto skorzystać z ich pomocy.
Jeśli dysponujemy naprawdę skromnymi środkami, na początek można rozważyć podnajęcie gabinetu w istniejącej klinice.
Na czym nie warto oszczędzać?
Kluczowym obszarem, na którym nie warto oszczędzać, jest bezpieczeństwo i jakość wykonywanych zabiegów. Zaniedbania w tym obszarze mogą doprowadzić do utraty zaufania klientów/pacjentów, a także do poważnych konsekwencji prawnych i finansowych.
Dezynfekcja, sterylizacja, akcesoria jednorazowe, bezpieczne preparaty z najwyższej półki to absolutna podstawa. Urządzając gabinet, warto także pomyśleć o ergonomii pracy, np. wybrać sprzęt z regulowaną wysokością, odpowiednie siedzenie i oświetlenie, które jednocześnie zapewnia odpowiednią widoczność oraz nie męczy wzroku.
Nie warto oszczędzać również na wykwalifikowanych pracownikach (o ile w ogóle na początku chcemy ich zatrudniać), regularnym doszkalaniu się.
Jeśli chcemy być kojarzeni z wysoką jakością, warto zwrócić uwagę na elegancki (choć niekoniecznie luksusowy) wystrój wnętrza, obecność recepcjonistki czy miłe detale jak kawa z ekspresu.
Czy są dostępne jakieś formy wsparcia finansowego dla osób planujących otwarcie gabinetu medycyny estetycznej?
Tak, dla osób planujących otwarcie gabinetu medycyny estetycznej istnieje kilka możliwości wsparcia finansowego. Jedną z najpopularniejszych form jest leasing sprzętu medycznego, który pozwala na korzystanie z urządzeń wartych nawet kilkaset tysięcy złotych bez konieczności jednorazowej, pełnej zapłaty. Koszty rozkładają się wówczas na kilka lat, co umożliwia szybkie rozpoczęcie działalności bez nadmiernego obciążenia budżetu. Inną opcją są kredyty inwestycyjne dla firm, choć zazwyczaj wymagają one wkładu własnego w wysokości kilkunastu lub kilkudziesięciu procent.
Pomocne mogą być także dotacje unijne. Warto zorientować się, czy w naszym regionie są obecnie dostępne aktywne programy. Jeśli nie, można skorzystać z dotacji z urzędu pracy.
Kluczem do sukcesu nowego gabinetu medycyny estetycznej jest realistyczne zaplanowanie budżetu i kosztów stałych, a także rozsądny dobór sprzętu i usług na początek działalności. Niezwykle ważna jest inwestycja w jakość i bezpieczeństwo przy jednoczesnym elastycznym podejściu do rozwoju oraz dbałość o marketing i spójny wizerunek już od pierwszego dnia. Dobrze przygotowany plan i świadome decyzje pozwalają nie tylko otworzyć gabinet, lecz także zbudować stabilny, rentowny biznes, który ma szansę rozwijać się przez lata.
Anna Wydra-Nazimek – doradca, wykładowca akademicki, szkoleniowiec, autorka kilkudziesięciu książek dla osób prowadzących gabinety. Założycielka Gabinetu od zaplecza – portalu o biznesowej i prawnej stronie prowadzenia biznesu beauty.
