To, że pracodawcy w Polsce nie mają lekko, wszyscy zapewne wiedzą. Ilość obowiązków dokumentacyjnych ciągle rośnie. Jednym z nich jest kwestia prowadzenia ewidencji czasu pracy. Co jednak w sytuacji, kiedy pracodawca niekoniecznie zadbał o wywiązanie się prawidłowo z tego obowiązku?
Izabela Kaźmierczak-Kamiennik
Co znajdziesz w artykule?
Obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy
Zgodnie z art. 94 pkt. 9a kodeksu pracy pracodawca jest obowiązany prowadzić dokumentację dotyczącą zatrudnienia. A do takiej dokumentacji zalicza się właśnie ewidencja czasu pracy, o której z kolei mowa w art. 149 § 1 kodeksu pracy:
Pracodawca prowadzi ewidencję czasu pracy pracownika do celów prawidłowego ustalenia jego wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą. Pracodawca udostępnia tę ewidencję pracownikowi, na jego żądanie.
Ponadto szczegółowo obowiązek ten wskazuje także Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej:
§ 6. Pracodawca prowadzi oddzielnie dla każdego pracownika dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy obejmującą:
1) dokumenty dotyczące ewidencjonowania czasu pracy, w skład których wchodzą:
a) ewidencja czasu pracy, zawierająca informacje o:
- liczbie przepracowanych godzin oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia pracy,
- liczbie godzin przepracowanych w porze nocnej,
- liczbie godzin nadliczbowych,
- dniach wolnych od pracy, z oznaczeniem tytułu ich udzielenia,
- liczbie godzin dyżuru oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia dyżuru, ze wskazaniem miejsca jego pełnienia,
- rodzaju i wymiarze zwolnień od pracy,
- rodzaju i wymiarze innych usprawiedliwionych nieobecności w pracy,
- wymiarze nieusprawiedliwionych nieobecności w pracy,
- czasie pracy pracownika młodocianego przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego.
Jak więc widać, jest to podstawowy obowiązek pracodawcy.
Co więcej – nie zmieni to faktu zatrudniania choćby jednego pracownika.
Prowadzenie ewidencji pracy w sposób nieprawidłowy
Do głównych grzechów związanych z nieprawidłowościami w prowadzeniu ewidencji czasu pracy należą:
- zastępowanie ewidencji listą obecności,
- fałszowanie ewidencji czasu pracy,
- brak dołączenia wniosków urlopowych,
- nieprawidłowe wyliczanie doby pracowniczej
Co to w efekcie może oznaczać dla pracodawcy?
Problemy, rzecz jasna. W pierwszej kolejności należy wskazać te wynikające wprost z kodeksu pracy:
Art. 281. § 1. Kto, będąc pracodawcą lub działając w jego imieniu:
5) narusza przepisy o czasie pracy
6) nie prowadzi dokumentacji pracowniczej,
podlega karze grzywny od 1000 zł do 30 000 zł.
Z jakimi jeszcze konsekwencjami musi liczyć się pracodawca, który zaniedbuje swoje obowiązki w zakresie prowadzenia ewidencji czasu pracy?
Proces sądowy z pracownikiem = brak dowodów
Pracodawca, który nie prowadzi ewidencji czasu pracy, ma w pewnym stopniu związane ręce w procesie sądowym z pracownikiem o np. wypłatę nadgodzin. Wskazuje na to wprost orzecznictwo:
W uzasadnieniu wyroku z dnia 5 lutego 2002 r., I PKN 845/00 (OSNP 2004 nr 3, poz. 46) Sąd Najwyższy wprost stwierdził, że na powodach spoczywał wprawdzie ciężar dowodu w zakresie wykazania wykonywania pracy ponad normy czasu pracy, ale siłą rzeczy mogli ten obowiązek wykonać przez powołanie dowodów ze swoich zeznań. W tezie wyroku Sądu Najwyższego z dnia 14 maja 1999 r., I PKN 62/99 (OSNAPiUS 2000 nr 15, poz. 579), wyrażono natomiast pogląd, że pracodawca, który wbrew obowiązkowi przewidzianemu w art. 94 pkt 9a k.p. nie prowadzi list obecności, list płac ani innej dokumentacji ewidencjonującej czas pracy pracownika i wypłacanego mu wynagrodzenia, musi liczyć się z tym, że będzie na nim spoczywał ciężar udowodnienia nieobecności pracownika, jej rozmiaru oraz wypłaconego wynagrodzenia.
Tezę tego wyroku należy odczytywać w ten sposób, że pracownik (powód) może powoływać wszelkie dowody na wykazanie zasadności swego roszczenia, w tym posiadające mniejszą moc dowodową niż dokumenty dotyczące czasu pracy, a więc na przykład dowody osobowe, z których prima facie (z wykorzystaniem domniemań faktycznych – art. 231 k.p.c.) może wynikać liczba przepracowanych godzin nadliczbowych. Jeżeli sąd (po swobodnej ocenie dowodów – art. 233 § 1 k.p.c.) dojdzie do wniosku, że powód przy pomocy takich dowodów wykazał swoje twierdzenia – co miało miejsce w rozpoznawanej sprawie – to na pracodawcy, który nie prowadził prawidłowej ewidencji czasu pracy, spoczywa ciężar udowodnienia, że pracownik rzeczywiście nie pracował w tym czasie.
Powyższy wyrok wyraźnie podkreśla fakt, że braki w ewidencji czasu pracy powodują istotne problemy w sporze z pracownikiem, gdyż pracodawca może mieć problem z udowodnieniem swojego stanowiska. Z tego względu tak ważne jest prowadzenie ewidencji pracy i robienie tego w sposób prawidłowy.
Izabela Kaźmierczak-Kamiennik – prawniczka, ekspertka prawa pracy i umów w biznesie. W sieci i mediach społecznościowych działa jako Prawnik Izabela. Jej misją jest wspieranie przedsiębiorców w byciu świadomym i profesjonalnym pracodawcą. Realizuje ją, wskazując odpowiednie narzędzia prawne w celu minimalizowania sytuacji kryzysowych i prowadzenia biznesu w sposób płynny.
