Dermatic.pl Aesthetic Business

Pracownik prowadzi Twoje media społecznościowe – o jakich obowiązkach prawnych należy pamiętać?

quiz produkt 1200x300
Newsletter
, ten tekst przeczytasz w: 5 minuty
Media społecznościowe to siła napędowa niejednego biznesu. Miejsce na rozbudowaną kampanię reklamową i dotarcie do szerokiego grona odbiorców to zalety, których nie można przypisać do innych mediów. Aby media społecznościowe przynosiły jeszcze więcej korzyści często zatrudniamy lub powierzamy ich prowadzenie innym: pracownikom lub agencjom. Czy wiesz jakie obowiązki prawne, a zwłaszcza te dotyczące RODO są z tym związane?

Izabela Kaźmierczak-Kamiennik

Czy jesteś wyłącznym właścicielem konta w social mediach?

Wiele osób błędnie uznaje, że posiadając konto w mediach społecznościowych są ich wyłącznym właścicielem. Nic bardziej mylnego!

Mimo, że prowadzimy konto na Facebooku czy LinkedIn, jesteśmy nadal tylko gośćmi. W związku z tym należy pamiętać, że z daną platformą społecznościową wiąże nas umowa jaką jest regulamin korzystania. Jesteśmy więc zobowiązani do jego przestrzegania. Dlatego przed oddaniem swojego konta w mediach społecznościowych do prowadzenia przez pracownika, należy nie tylko samodzielnie zapoznać się z owym regulaminem. Ale również zobowiązać do tego pracownika, który będzie prowadzić nasze konto. Jest to o tyle ważne, że w świetle prawa to właśnie pracodawca jest administratorem danych osobowych obserwatorów i będzie ponosić konsekwencje błędów pracownika. Jednakże wyłącznym administratorem nie jest. Co to oznacza?

Po drugie pamiętaj o współadministrowaniu

Dalej należy wskazać, że właściciel danej platformy społecznościowej, jak Meta czy LinkedIn jest także współadministratorem danych osobowych – co oznacza, że bierze udział w przetwarzaniu danych osobowych i za nie odpowiada. Jest to bardzo ważne z tego względu, że należy informację tę ująć w polityce prywatności lub klauzuli informacyjnej.

Po trzecie nie zapomnij o upoważnieniu

Kolejno należy również pamiętać, że pracownik prowadzący nasze media społecznościowe również bierze udział w przetwarzaniu danych osobowych obserwatorów. W związku z tym należy go upoważnić do tych czynności.

Alfa Photo/shutterstock.com

Zgodnie z RODO będziemy musieli przekazać takiemu pracownikowi upoważnienie do przetwarzania danych osobowych, w którym wpiszemy:

  • dane pracownika
  • dane pracodawcy
  • miejscowość i datę
  • zakres upoważnienia
  • pouczenie pracownika o jego obowiązkach w związku z przetwarzaniem danych osobowych
  • oświadczenie pracownika o świadomości obowiązków związanych z nadanym upoważnieniem

Dodatkowo można dodać informację o tym, że w razie naruszenia obowiązków wynikających z powierzonej funkcji, taki czyn będzie stanowił naruszenie obowiązków pracowniczych. Zawsze to dyscyplinuje pracownika. Przy okazji nadania upoważnienia dla pracownika, możesz także skonstruować zasady dotyczące prowadzenia konta w mediach społecznościowych, które ułatwią przekazanie obowiązków pracownikowi.

Pamiętaj także, że takie upoważnienie musi znaleźć się w tzw. rejestrze osób upoważnionych, w którym wpisujemy datę nadania i odebrania danemu pracownikowi upoważnienia do przetwarzania danych osobowych. Pozwala nam to zachować nie tylko porządek, ale i kontrolę nad tym komu powierzany dane osobowe do dalszego przetwarzania.

Po czwarte pamiętaj o obowiązkach RODO
Ground Picture/shutterstock.com

Poza tym musisz pamiętać o swoich obowiązkach jako administratora konta w mediach społecznościowych. Należą do nich przede wszystkim przygotowanie odpowiedniej dokumentacji, takiej jak polityka prywatności lub klauzula informacyjna. Dokumenty te możesz umieścić w przypiętym poście, wyróżnionej relacji lub w odpowiedniej zakładce. Nie musisz wklejać całej treści tych dokumentów, wystarczy link z odesłaniem do strony, na której znajduje się np. polityka prywatności. To spełnienie obowiązku informacyjnego wobec swoich obserwatorów.

Ponadto pamiętaj także, że czeka Cię uzupełnienie odpowiedniej dokumentacji RODO w Twojej firmie. Będzie to m.in.: rejestr czynności przetwarzania, rejestr osób upoważnionych. To z kolei pozwala na spełnienie zasady rozliczalności, czyli wykazania, że spełniamy obowiązki prawne wynikające z RODO.

Bot

Zwróć również uwagę na kwestie prawne dotyczące używania wszelkiego rodzaju botów. Jeśli obserwator będzie podawać Ci dane poprzez chatbota, musisz przede wszystkim uzyskać jego zgodę na dalszą wysyłkę wiadomości, ale i poinformować o jego prawach wynikających z RODO.

Po piąte uważaj na konkursy w social mediach

Jednym z ostatnich istotnych aspektów, na który pragnę zwrócić Twoją uwagę jest organizowanie konkursów w mediach społecznościowych. Być może Twój pracownik, wpadnie na pomysł takiej szybkiej promocji Waszego konta w mediach społecznościowych. Zalecam jednak dużą ostrożność. Dlaczego?

Na potęgę można natknąć się na konkursy, które naruszają wprost nie tylko regulaminy danych platform społecznościowych, ale i przepisy prawa. Większość właścicieli kont bagatelizuje problem uzasadniając to: „ale przecież wszyscy tak robią”.

Jaka jest prawda? Organizowanie popularnych konkursów z zadaniem: polub, udostępnij, zaproś x osób do zabawy i losowanie zwycięzców, stanowią naruszenie prawa i konsekwencje mogą być dotkliwe. O czym mowa? O blokadzie profilu czy nawet karze finansowej od skarbówki.

Rawpixel.com/shutterstock.com
Po szóste pamiętaj o prawach autorskich

Mówiąc o prowadzeniu mediów społecznościowych, nie można zapomnieć o prawach autorskich. Pracownik z dużą dozą prawdopodobieństwa, będzie tworzyć grafiki czy innego rodzaju utwory w rozumieniu ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych.

Dlaczego to jest takie ważne? Z tego powodu, że Twój pracownik w ramach stosunku pracy może tworzyć takie utwory. I teraz ważne jest ustalenie co się dzieje dalej z tym utworem. Kto ma prawo do autorstwa utworu, do oznaczania utworu swoim nazwiskiem oraz decydowania czy może być np. modyfikowany. Te kwestie powinny zostać uregulowane w umowie o pracę.

Kiedy utwór stworzony przez pracownika należy do niego, a kiedy do pracodawcy?

Każdemu twórcy przysługują dwa rodzaje praw autorskich: autorskie prawa majątkowego i autorskie prawa osobiste. Autorskie prawa majątkowe uprawniają twórcę do wyłącznego korzystania ze stworzonego przez siebie utworu i pobierania wynagrodzenia za korzystanie z niego przez inne osoby. Autorskie prawa osobiste chronią zaś więź twórcy z jego utworem.

Zasadą jest, że autorskie prawa majątkowe do utworu stworzonego przez pracownika nabywa pracodawca. Dotyczy to jedynie tych utworów, które powstały w ramach pełnionych przez pracownika obowiązków ze stosunku pracy. Nabycie praw następuje zaś jedynie w granicach celu wynikającego z umowy o pracę. Pracodawca nie może zatem w pełni swobodnie dysponować takim utworem, a jedynie w zakresie potrzeb dla jakich on powstał.

Nabycie autorskich praw majątkowych następuje z chwilą przyjęcia utworu przez pracodawcę – w momencie przekazania pracodawcy przez pracownika dzieła powstałego w ramach obowiązków pracowniczych.

Na koniec – monitoruj

Pamiętaj, że mimo, iż oddajesz prowadzenie mediów społecznościowych w ręce swojego pracownika, to nadal Ty jesteś jego administratorem i będziesz odpowiadać za ewentualne naruszenia. W związku z tym ważne jest, abyś znał powyższe obowiązki i znał podstawowe prawa dotyczące prowadzenia profilu firmowego w mediach społecznościowych. Z tą wiedzą łatwiej będzie Ci egzekwować prawidłowe wykonywanie obowiązków przez pracownika.

Dlatego monitoruj i kontroluj! To w końcu Twój przywilej jako pracodawcy. Dobrym rozwiązaniem będzie np. okresowe spotkanie miesięczne, na którym pracownik będzie składać raport związany z prowadzonym kontem w mediach społecznościowych.

Izabela Kaźmierczak-Kamiennik
Prawniczka, ekspertka prawa pracy i umów w biznesie. W sieci i mediach społecznościowych działa jako Prawnik Izabela. Jej misją jest wspieranie przedsiębiorców w byciu świadomym i profesjonalnym pracodawcą. Realizuje ją, wskazując odpowiednie narzędzia prawne w celu minimalizowania sytuacji kryzysowych i prowadzenia biznesu w sposób płynny.

Pobierz materiały edukacyjne
Facebook Instagram Youtube Spotify