Dermatic.pl Aesthetic Business

Ewidencja czasu pracy – wymagania i przepisy

trendbook 1200x300
, ten tekst przeczytasz w: 4 minuty
Nadgodziny, urlopy oraz inne nieobecności to jedne ze składowych czasu pracy. Podstawowego elementu, na którym opiera się cały stosunek pracy, a zwłaszcza kwestie płacowe. W związku z tym należy wiedzieć, jak czas ten powinien być ewidencjonowany i jakie obowiązki w tym zakresie spoczywają na pracodawcy.

Izabela Kaźmierczak-Kamiennik

Czym jest czas pracy?

Zgodnie z przepisami kodeksu pracy:

Art. 128. § 1. Czasem pracy jest czas, w którym pracownik pozostaje w dyspozycji pracodawcy w zakładzie pracy lub w innym miejscu wyznaczonym do wykonywania pracy.

W kwestii czasu pracy kodeks pracy wyróżnia również:

  • normy i ogólny wymiar czasu pracy
  • okresy odpoczynku
  • systemy i rozkłady czasu pracy
  • nadgodziny
  • pracę w porze nocnej oraz w niedziele i święta

Są to podstawowe zagadnienia związane z czasem pracy. Pracodawca nie tylko powinien je znać, ale również powinien mieć wiedzę, jak należy to wszystko ewidencjonować na potrzeby wyliczenia wynagrodzenia czy obliczania puli urlopu wypoczynkowego pracownika. W związku z tym ma obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy.

Czym jest ewidencja czasu pracy?

Wskazanie, do czego służy ewidencja czasu pracy, znajdziemy w kodeksie pracy:

Art. 149. § 1. Pracodawca prowadzi ewidencję czasu pracy pracownika do celów prawidłowego ustalenia jego wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą. Pracodawca udostępnia tę ewidencję pracownikowi, na jego żądanie.

Przytoczony przepis potwierdza to, co ustaliliśmy już na wstępie. A mianowicie, że prowadzenie ewidencji czasu pracy to podstawowy obowiązek pracodawcy. Dzięki prowadzeniu ewidencji pracodawca może prawidłowo ustalić wynagrodzenie pracownika oraz obliczyć inne świadczenia związane z pracą. Ponadto pracodawca powinien pamiętać, że na żądanie pracownika ma obowiązek mu ją udostępnić.

Należy także podkreślić, że pracodawca może wyznaczyć pracownika odpowiedzialnego za prowadzenie ewidencji czasu pracy. Nie musi więc tego wykonywać samodzielnie.

Jakie są elementy ewidencji czasu pracy?

Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10. 12. 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej:

§ 6. Pracodawca prowadzi oddzielnie dla każdego pracownika dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy obejmującą:

1) dokumenty dotyczące ewidencjonowania czasu pracy, w skład których wchodzą:

ewidencja czasu pracy prawo
Dmytro Zinkevych/shutterstock.com

a) ewidencja czasu pracy, zawierająca informacje o:

  • – liczbie przepracowanych godzin oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia pracy,
  • – liczbie godzin przepracowanych w porze nocnej,
  • – liczbie godzin nadliczbowych,
  • – dniach wolnych od pracy, z oznaczeniem tytułu ich udzielenia,
  • – liczbie godzin dyżuru oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia dyżuru, ze wskazaniem miejsca jego pełnienia,
  • – rodzaju i wymiarze zwolnień od pracy,
  • – rodzaju i wymiarze innych usprawiedliwionych nieobecności w pracy,
  • – wymiarze nieusprawiedliwionych nieobecności w pracy,
  • – czasie pracy pracownika młodocianego przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego.

b) wnioski pracownika dotyczące:

  • – udzielenia zwolnienia od pracy w celu załatwienia spraw osobistych,
  • – ubiegania się i korzystania ze zwolnienia od pracy w przypadku wychowywania przynajmniej jednego dziecka w wieku do 14 lat (art. 188 Kodeksu pracy),
  • – ustalenia indywidualnego rozkładu czasu pracy, w ramach systemu czasu pracy, którym pracownik jest objęty (art. 142 Kodeksu pracy),
  • – stosowania systemu skróconego tygodnia pracy (art. 143 Kodeksu pracy),
  • – stosowania systemu czasu pracy, w którym praca jest świadczona wyłącznie w piątki, soboty, niedziele i święta (art. 144 Kodeksu pracy),
  • – stosowania rozkładu czasu pracy przewidującego różne godziny rozpoczynania pracy w dniach, które zgodnie z tym rozkładem są dla pracownika dniami pracy (art. 1401 § 1 Kodeksu pracy),
  • – stosowania rozkładu czasu pracy przewidującego przedział czasu, w którym pracownik decyduje o godzinie rozpoczęcia pracy w dniu, który zgodnie z tym rozkładem jest dla pracownika dniem pracy (art. 1401 § 2 Kodeksu pracy),

c) dokumenty związane:

  • – ze stosowaniem systemu zadaniowego czasu pracy (art. 140 Kodeksu pracy),
  • – z uzgodnieniem z pracownikiem terminu udzielenia innego dnia wolnego od pracy w zamian za wykonywanie pracy w dniu wolnym od pracy wynikającym z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy (art. 1513 Kodeksu pracy),
  • – z wykonywaniem pracy w godzinach nadliczbowych lub pozostawaniem poza normalnymi godzinami pracy w gotowości do wykonywania pracy,

d) zgoda:

  • – pracownika opiekującego się dzieckiem do ukończenia przez nie 4 roku życia na wykonywanie pracy w systemach czasu pracy przewidujących przedłużenie dobowego wymiaru czasu pracy na zatrudnianie w godzinach nadliczbowych, w porze nocnej, w systemie przerywanego czasu pracy i delegowanie poza stałe miejsce pracy (art. 148 pkt 3 i art. 178 § 2 Kodeksu pracy),
  • – pracownicy w ciąży na delegowanie poza stałe miejsce pracy i zatrudnianie w systemie przerywanego czasu pracy (art. 178 § 1 Kodeksu pracy).

Jak widać, elementów tych jest dosyć sporo. Ale jest to dla pracodawcy wskazówka, jak i punkt wyjścia do skonstruowania odpowiedniej ewidencji czasu pracy.

Zasady prowadzenia ewidencji czasu pracy

Uproszczona ewidencja czasu pracy

Po wczytaniu się w dalsze przepisy kodeku pracy dotyczące czasu pracy przeczytamy, że pracodawca nie ma obowiązku prowadzenia ewidencji czasu pracy dla pracowników:

  • objętych zadaniowym czasem pracy,
  • zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem pracy,
  • otrzymujących ryczałt za godziny nadliczbowe lub za pracę w porze nocnej.

Jednakże nie oznacza to, że w przypadku wyżej wymienionych pracowników, nie należy ewidencjonować takich nieobecności jak urlopy czy niezdolności do pracy z powodu choroby. Te zdarzenia zawsze powinny zostać odnotowane. Wyjątek stanowi wyłącznie zwolnienie z obowiązku odnotowywania godzin pracy.

Forma pisemna czy elektroniczna?
ewidencja czasu pracy prawo
Andrey Popov/shutterstock.com

Przepisy prawa pracy w żaden sposób nie narzucają formy prowadzenia ewidencji czasu pracy. Co więcej – nie ma żadnych przeszkód, aby pracodawca (jak większość zapewne) stosował pomocniczo listy obecności lub harmonogram czasu pracy. Jednakże należy pamiętać, że należy je traktować jako dodatkowe dokumenty, a nie zastępujące samą ewidencję czasu pracy.

Wracając jednakże do formy prowadzenia ewidencji czasu pracy – może być prowadzona w formie pisemnej i elektronicznej. Pracodawca sam decyduje, w jakim kształcie zostanie wprowadzona. Jedyne ograniczenie i wymóg, który musi spełnić dotyczy ujęcia w ewidencji czasu pracy wyżej wymienionych elementów, których pominąć nie można.

Ponadto należy również wziąć pod uwagę, że prowadzenie ewidencji czasu pracy w formie elektronicznej nie może utrudniać jej udostępniania pracownikowi czy organom kontrolnym.

Bez względu na wybraną przez pracodawcę formę prowadzenia ewidencji czasu pracy należy pamiętać o odpowiednim zabezpieczeniu tych dokumentów zgodnie z zasadami RODO.

Podsumowując…

Prowadzenie ewidencji czasu pracy to podstawowy obowiązek pracodawcy. Nie należy go mylić z prowadzeniem listy obecności czy harmonogramem pracy.

Taki dokument może być przez pracodawcę wprowadzony w preferowanej formie, jednakże powinien spełniać wszystkie wymagania wskazane w rozporządzeniu Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10. 12. 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej.

Izabela Kaźmierczak-Kamiennik

Prawniczka, ekspertka prawa pracy i umów w biznesie. W sieci i mediach społecznościowych działa jako Prawnik Izabela. Jej misją jest wspieranie przedsiębiorców w byciu świadomym i profesjonalnym pracodawcą, poprzez wskazywanie odpowiednich narzędzi prawnych w celu minimalizowania sytuacji kryzysowych i prowadzenia biznesu w sposób płynny.

Pobierz materiały edukacyjne
Facebook Instagram Youtube Spotify