Wraz z rozwojem gabinetu medycyny estetycznej naturalnie rodzi się potrzeba powiększenia zespołu o nowe osoby. By móc oferować nowe usługi swoim klientom konieczne jest zatrudnienie specjalistów, ale również personelu pomocniczego.
dr Mateusz Tomaszewski, MBA
W dalszym ciągu wielu właścicieli gabinetów obawia się „wpuszczenia” do swojej firmy nowych osób. Często uważają, że działając samodzielnie mają wszystko pod kontrolą, sami są gwarancją jakości świadczonych usług. A zatrudniona osoba wykorzysta ich firmę do tego, żeby podnieść swoje kwalifikacje i po pewnym czasie odejść do konkurencji. Albo, co gorsza, żeby otworzyć konkurencyjną placówkę.
Co znajdziesz w artykule?
Dobrze przygotowany proces
Trzeba sobie jednak uświadomić, że bez podjęcia tego ryzyka nie mamy szans na dalszy rozwój. Nikt nie jest w stanie w pojedynkę zwiększać obrotów, przyjmować większej ilości klientów, czy poszerzać ofertę o nowe zbiegi w nieskończoność. Doba trwa nie mniej, nie więcej niż 24 godziny, a nasza wydolność jest ograniczona. Kiedy więc myślimy o dalszym rozwoju gabinetu, trzeba liczyć się z koniecznością zatrudniania nowych pracowników.
Nieprzemyślana oferta pracy, szybko przeprowadzona rekrutacja i nieprzygotowany plan wdrożenia skutkuje zatrudnieniem niewłaściwej osoby.
Zatrudnianie nowego pracownika to proces, który zakończy się sukcesem tylko wtedy, kiedy zostanie dobrze przygotowany i skutecznie przeprowadzony. Niestety wielu właścicieli gabinetów o tym zapomina. I to, co miało stać się rozwiązaniem problemów w ich firmie (nowy pracownik), zamienia się w kolejny problem.
Nieprzemyślana oferta pracy, szybko przeprowadzona rekrutacja i nieprzygotowany plan wdrożenia skutkuje zatrudnieniem niewłaściwej osoby. Często przecież nowy pracownik ma wnieść do firmy nowe pomysły i świeże spojrzenie. A on wykonuje tylko pracę, która zostanie mu zlecona.
Dobrych pracowników na rynku nie ma…
Właściciele gabinetów liczą, że nowy pracownik będzie solidnie pracował. Bo przecież robił takie dobre wrażenie w czasie spotkania rekrutacyjnego, a tymczasem nic z tego. Oczekuje się, że dzięki temu właściciel odzyska mnóstwo czasu i będzie wreszcie mógł odpocząć. Lub przynajmniej robić więcej tego, co naprawdę lubi, a tymczasem pracuje dłużej niż wcześniej. Bo nie dość, że nadal musi wykonywać te wszystkie zadania, które robił dotychczas, to jeszcze mnóstwo czasu zajmuje mu wytłumaczenie nowemu pracownikowi, co ma zrobić. A potem poprawianie tego, co robi źle.
Niektórzy na skutek traumatycznych przeżyć związanych z rekrutacją stwierdzają, że dobrych pracowników na rynku nie ma.
Wielu przedsiębiorców chciałoby się obudzić z tego koszmaru. Niektórzy na skutek traumatycznych przeżyć związanych z rekrutacją stwierdzają, że dobrych pracowników na rynku nie ma. Dochodzą do wniosku, że wszyscy tylko chcą dostawać pieniądze za nic, a szczególnie „ci młodzi”. I w sumie uważają, że lepiej było, gdy byli sami i może warto do tego wrócić. Często wówczas zwalnia się tego pracownika i nawet nie szuka się nowego na jego miejsce.
Efekt błędów
Okazuje się jednak, że takie postępowanie to efekt kilku najczęściej powtarzanych błędów, których wyeliminowanie pozwoli skutecznie powiększać zespół o właściwe osoby.
Pierwszym błędem jest brak czasu na przemyślenie procesu. Z jednej strony trudno się dziwić, że działania są wykonywane w pośpiechu. Zatrudnienie pracownika prawdopodobnie jest wynikiem potrzeb rąk do pracy „tu i teraz”, a nie za pół roku. Niewielu przedsiębiorców planuje biznes z takim wyprzedzeniem, by wiedzieć, kiedy należy zatrudniać. By dać sobie czas na spokojne i solidne przeprowadzenie całego procesu.
Z pewnością jeszcze mniej przedsiębiorców ma tak zaplanowaną strukturę stanowisk na różnych etapach rozwoju firmy, by wiedzieć, w jakiej kolejności pracowników rekrutować. No i jakie warunki muszą zostać spełnione, by daną rekrutację rozpocząć.
Niewielu przedsiębiorców planuje biznes z takim wyprzedzeniem, by wiedzieć, kiedy należy zatrudniać. By dać sobie czas na spokojne i solidne przeprowadzenie całego procesu.
Tymczasem trzeba sobie uświadomić, że przez rok pracownik będzie kosztował kilkadziesiąt tysięcy złotych. A jeśli rekrutacja będzie nieudana, to zatrudnienie niewłaściwej osoby będzie kosztować (według badań) do 200% jego rocznego wynagrodzenia. Gdybyśmy mieli wydać te pieniądze na coś innego, to pewnie poważnie byśmy to przemyśleli.
Gdyby to miała to być np. jakaś maszyna do wykonywania zabiegów estetycznych, to sporo czasu spędzilibyśmy na poszukiwaniu najlepszej możliwej opcji. Nikt nie podejmowałby decyzji na szybko i w pośpiechu. Bo miałby poczucie, że to są ciężko zarobione pieniądze i nie chciałby ich stracić.
Policzyć, ile nowy pracownik będzie miesięcznie „kosztował”
Tymczasem, gdy mamy zatrudnić nowego człowieka, odpalają się w nas mechanizmy, które sprawiają, że już tak łatwo nie widzimy pieniędzy, które za chwilę możemy wyrzucić w przysłowiowe błoto. To bardzo groźna pułapka. I nie ma tu chyba lepszego rozwiązania, niż po prostu sprowadzenie tego do twardych liczb.
Czy nam się to podoba, czy też nie, trzeba znaleźć czas, aby policzyć ile nowy pracownik będzie miesięcznie „kosztował” nasz gabinet. Uwzględniając wszystkie koszty, a nie tylko jego wynagrodzenia. Nie należy zapominać o składkach ubezpieczeniowych odprowadzanych do ZUS, kosztach badań lekarskich, kosztach księgowo-kadrowych, odzieży pracowniczej i wiele innych. Dopiero wówczas powstałą kwotę trzeba przemnożyć przez 24, czyli 200% rocznego wynagrodzenia. A wynik będzie nam mówił o jaką stawkę toczy się gra.
Po takich obliczeniach zapewne każdy dojdzie do wniosku, że nie warto robić tego w pośpiechu. Tylko naprawdę się solidnie do tej rekrutacji przyłożyć. W dobrze zarządzanym gabinecie pewne kwestie należy planować z duży wyprzedzeniem (planowanie strategiczne i długofalowe).
Czy nam się to podoba, czy też nie, trzeba znaleźć czas, aby policzyć ile nowy pracownik będzie miesięcznie „kosztował” nasz gabinet. Uwzględniając wszystkie koszty, a nie tylko jego wynagrodzenia.
By odnieść sukces rekrutacyjny powinno się po pierwsze określić jakich dokładnie pracowników będzie potrzebować gabinet w przyszłości wraz z konkretnym spisem obowiązków. A po drugie mieć przygotowany taki „sygnał”, który we właściwym momencie powie, że to już czas zacząć tego pracownika szukać, bo będzie potrzebny np. za 3 miesiące. Tu nie ma miejsca na przypadek i „wyczucie”.
Ogłoszenie typu „praca dla każdego”
Drugim, równie często popełnianym błędem jest tworzenie ogłoszenia typu „praca dla każdego”. Większość portali rekrutacyjnych publikuje podobne do siebie ogłoszenia. Zazwyczaj zaczynają się od „zatrudnię osobę do pracy takiej i takiej”. Potem krótki i ogólny opis tego, co będzie robić, opis oczekiwań. A następnie dosłownie kilka banalnych haseł co firma oferuje. Są to zwykle hasła typu „oferujemy umowę o pracę”, „atrakcyjne wynagrodzenie”, „możliwość rozwoju” ect.
Przekaz płynący z tak skonstruowanego ogłoszenia jest jeden, a mianowicie „jeśli ktoś jest zainteresowany, to niech wyśle CV”. Nie ma co się dziwić, że w odpowiedzi na ogłoszenie gabinet otrzymuje mnóstwo aplikacji osób zupełnie nieodpowiednich.
Warto pamiętać o tym, że ogłoszenie to oferta sprzedażowa. Ma przyciągać najlepszych kandydatów i pokazywać im, że ten gabinet to wymarzone dla nich miejsce pracy.
Tworząc ogłoszenie nie można zapominać, że jest ona ofertą i musi być przygotowana równie starannie jak ta, którą tworzymy dla naszych klientów. Jeśli jest źle zbudowana to albo nikogo nie zainteresuje, albo przyciągnie niewłaściwych kandydatów. Natomiast ci, na których nam zależy najbardziej nie poświęcą mu nawet sekundy.
Dlatego warto pamiętać o tym, że ogłoszenie to oferta sprzedażowa. Ma przyciągać najlepszych kandydatów i pokazywać im, że ten gabinet to wymarzone dla nich miejsce pracy (a najlepiej jednocześnie zniechęcać wszystkich słabych kandydatów).
Trzecia pułapka – błędne założenia
Przy wyborze kandydata często wpada się w trzecią w kolejności pułapkę. A mianowicie decyzja o zatrudnieniu konkretnej osoby zostaje podjęta na podstawie błędnych założeń. Jest mnóstwo ludzi, którym wydaje się, że potrafią ocenić drugą osobę „w kilka sekund” albo na podstawie „pierwszego wrażenia“. Jednak badania naukowe jasno podważają takie argumenty.
Niestety każdy człowiek ulega (wyuczonym i/lub nabytym) mechanizmom wydawania sądów, które taką ocenę zaburzają. Najczęściej dobre wrażenie robią osoby podobne do nas samych. Z takimi ludźmi czujemy „chemię”, „nadajemy na tych samych falach”.
A najczęściej w dobrze przeprowadzonej rekrutacji nie szuka się osoby podobnej do siebie, tylko wprost przeciwnie. Kogoś, kto będzie z przyjemnością robił te rzeczy, za którymi nie przepadamy lub na które nie mamy czasu. Kogoś, kto celowo będzie „nie–Tobą” po to właśnie, by mógł przejąć te najmniej ciekawe dla Ciebie zadania i wnieść nowe spojrzenie.
Takiej osoby zwykle wcale nie polubi się na początku rozmowy kwalifikacyjnej. Niezliczone badania i analizy procesów rekrutacji potwierdzają jednogłośnie, że „zatrudnianie intuicyjne” najlepiej odrzucić. I zdać się wyłącznie na twarde fakty i jasne kryteria.
Kwestie różnic między pokoleniami
W tym miejscu warto zwrócić uwagę na kwestie różnic pomiędzy kolejnymi pokoleniami pracowników. W zależności od wieku kandydata inaczej należy przygotować ogłoszenie i samą rozmowę kwalifikacyjną. Innych należy spodziewać się zachowań i podejścia do pracy.
W przypadku gabinetów medycyny estetycznej należy skupić się przede wszystkim na trzech grupach. Pierwszą z nich stanowią przedstawiciele pokolenia „X”. To osoby urodzone w latach 1965-1979. Przy wyborze pracy cenią sobie stabilizację, spokój i poczucie bezpieczeństwa, Dlatego wolą wykonywać te same zadania przez lata.
Iksy starają się jednak zachować balans pomiędzy karierą a życiem prywatnym. Potrafią doskonale organizować swój czas pracy, wykonują zadania skrupulatnie i jedno po drugim – nie lubią multitaskingu.
Drugą grupę stanowią przedstawiciele pokolenia „Y”, czyli wszyscy urodzeni w latach 1980-1995. Ich start na rynku pracy był łatwiejszy niż poprzednich pokoleń, ponieważ rzeczywistość znacznie się zmieniła. Większość igreków ma wyższe wykształcenie i zna języki obce.
W pracy ważna jest dla nich wygoda i poczucie wolności, dlatego nie lubią wiązać się umowami. Znakomicie odnajdują się w pracy zdalnej i chętnie działają na swoim. Zmiana miejsca pracy nie jest dla nich problemem – chcą, żeby służbowe obowiązki wiązały się z pasją.
Zadaniem właściciela gabinetu jest umiejętne wykorzystanie zalet wynikających z różnic pokoleniowych.
Trzecią grupę stanowi pokolenia „Z”. Generacja Z to osoby urodzone po 1995 roku – dopiero wchodzą na rynek pracy. Ci młodzi ludzie doskonale poruszają się po internecie, nowe technologie nie mają przed nimi tajemnic. Zeci, podobnie jak ich starsi koledzy, cenią sobie swobodę i nie przywiązują się do jednego stanowiska. Często są dość niepokorni i niecierpliwi, co może utrudniać współpracę.
Bez względu na przynależność pokoleniową kandydata z pewnymi zachowaniami i sposobem życia nie należy walczyć i na siłę próbować to zmienić. To się po prostu nie uda! Zadaniem właściciela gabinetu jest umiejętne wykorzystanie zalet wynikających właśnie z tych różnic pokoleniowych.
System wdrażania na nowe stanowisko
Ostatnim błędem, który często popełniają właściciele gabinetów przy zatrudnianiu nowego pracownika, to system ich wdrażania na nowe stanowisko. Wielokrotnie stosują zasadę „patrz i rób tak samo“, czyli brak planu wdrożenia.
Szczególnie popularne jest to przy zatrudnianiu kolejnej asystentki, czy recepcjonistki. Najczęściej stosuje się go w odniesieniu do personelu pomocniczego (asystentka, recepcjonistka, higienistka, salowa), a rzadziej przy zatrudnianiu specjalistów. Ciekawe jest również to, że nawet gdy prawidłowo przejdzie się poprzednie etapy i wybierze się świetnego kandydata, to bardzo łatwo można go popsuć, jeśli źle wdroży się go do pracy.
Niestety najczęściej wygląda to tak, że nowemu pracownikowi albo wcale nie przedstawia się zarysu obowiązków, albo przedstawia się ogólny w stylu „mydło i powidło“. A jedyny pomysł na przekazanie właściwej wiedzy i wyrobienie potrzebnych umiejętności ma polegać na obserwowaniu pracy bardziej doświadczonego kolegi.
To prawdopodobnie najgorszy możliwy sposób uczenia. Powoduje on zniechęcenie już na wstępie, niesamowicie wydłuża cały proces i jednocześnie w konsekwencji podnosi koszty. Rozwiązaniem jest opracowanie jasnych instrukcji, które na piśmie otrzymuje pracownik w pierwszych dniach zatrudnienia. Jest to metoda sprawdzona, którą skalkulowano nie raz. A wyniki obliczeń dowodzą, że czas zaoszczędzony na wdrożeniu nowego pracownika przy wykorzystaniu tej metody oznacza większe oszczędności finansowe, niż gdybyś odpuścić tworzenie procedur.
Rozwiązaniem jest opracowanie jasnych instrukcji, które na piśmie otrzymuje pracownik w pierwszych dniach zatrudnienia. Jest to metoda sprawdzona, którą skalkulowano nie raz.
Nowy pracownik jest świadomy zadań, które do niego należą i postępowania w konkretnych sytuacjach. Zawsze może dopytać i sięgnąć po klarownie spisane schematy. A pracodawca w prosty sposób może zweryfikować czy zlecona praca została wykonana.
Przemyśleć formę zatrudnienia
Przy zatrudnianiu nowego pracownika warto przemyśleć również samą formę zatrudnienia. Obecne przepisy dopuszczają kilka możliwości – umowa o pracę, umowa zlecenie, umowa o dzieło, kontrakt menadżerski, czy samozatrudnienie (B2B). Najpowszechniejsza wśród wymienionych jest umowa o pracę, której zasady określa Kodeks Pracy. Chociaż warto skonsultować wybór formy zatrudnienia ze swoim księgowym, czy specjalistą do spraw kadr i płac.
By o niczym nie zapomnieć zaleca się ustalenie szczegółów zatrudnienia z profesjonalistami w tej dziedzinie jeszcze przed rozpoczęciem całego procesu rekrutacyjnego.
Inne obowiązki spoczywają na pracodawcy przy umowie o pracę, a inne przy zawarciu umowy cywilno-prawnej (umowa zlecenie, umowa o dzieło). Zasadniczą różnicę stanowią choćby okresy wypowiedzenia, przysługujące dni urlopu, wysokość wynagrodzenia. I związana z nią wysokość składek ubezpieczeniowych, które przekazuje do ZUS pracodawca z tzw. „własnej kieszeni”. Do tego dochodzą kwestie prowadzenia akt osobowych, badań lekarskich, szkoleń BHP. I wiele drobnych obowiązków takich jak chociażby zapewnienie odzieży ochronnej i wody do picia w miejscu pracy.
By o niczym nie zapomnieć zaleca się ustalenie szczegółów zatrudnienia z profesjonalistami w tej dziedzinie jeszcze przed rozpoczęciem całego procesu rekrutacyjnego. Pozwoli to na samym początku wyeliminować dużo potencjalnych problemów.
Trzeba zadbać o „dopasowanie”
Zatrudnienie nowego pracownika jest dużym wyzwaniem dla pracodawcy i tak też należy do niego podchodzić. Kluczem do sukcesu jest jego dobre przygotowanie już na etapie planowania, a później solidne przeprowadzenie zaplanowanego procesu.
Jeśli etap planowania sobie zbagatelizujemy lub przeprowadzimy go w pośpiechu, to można z dużym prawdopodobieństwem założyć, że zatrudnienie zakończy się fiaskiem. Takie zaniedbanie mści się wielokrotnie, gdy popełnia się błędy na kolejnych etapach.
Przy wyborze kandydata należy brać również pod uwagę to, żeby nowy pracownik pasował do filozofii konkretnego gabinetu i jego stylu bycia. Pasował do szefa i jego stylu zarządzania, musi też oczywiście pasować do roli, którą mu wyznaczono. Trzeba zadbać o „dopasowanie” – od niego wszystko zależy.
Jeśli jesteśmy „dopasowani” do danej pracy i środowiska wokół niej, to praca staje się przyjemnością. I nie potrzebne są dodatkowe motywatory.
Wybór właściwego kandydata i odpowiednie jego wdrożenie do pracy gwarantuje, że będzie on solidnie pracował i wykazywał duże zaangażowanie. Taki pracownik nie będzie wymagał nieustannej kontroli. Jeśli jesteśmy „dopasowani” do danej pracy i środowiska wokół niej, to praca staje się przyjemnością. I nie potrzebne są dodatkowe motywatory. Pracownik sam zabiega o swój rozwój, a swoją pracę wykonuje po prostu dobrze!
dr Mateusz Tomaszewski, MBA
Księgowy, doradca biznesowy i pracownik naukowo-dydaktyczny Uniwersytetu Medycznego w Poznaniu. Autor licznych publikacji i prelegent na międzynarodowych konferencjach naukowych. Wiedzę wyniesioną ze studiów ekonomicznych i medycznych przenosi na grunt praktyki w branży usług medycznych.
