Co znajdziesz w artykule?
Ostatnie lata to okres intensywnych zmian w prawie podatkowym. Jedne z nich już obowiązują, inne dopiero wejdą w życie. Nowe przepisy – to w większości przypadków nowe obowiązki, których naruszenie może wiązać się z poważnymi sankcjami. Znalazło się jednak miejsce także dla kilku zmian porządkujących, a nawet pozytywnych dla podatników.
Mateusz Kamiński, Katarzyna Łaciak
W artykule skupiamy się na zmianach przede wszystkim w obrębie podatku VAT. Ten bowiem – jako podatek obrotowy – jest dla podatników istotny w codziennej działalności. Przedstawione zmiany ograniczyliśmy do tych, które mogą dotknąć przedsiębiorców z Państwa branży. Dzięki temu artykuł ten będzie miał charakter jak najbardziej praktyczny.
W dzisiejszym artykule opisujemy:
- Jak działać ma biała lista podatników VAT?
- Jak zwiększa się zakres mechanizmu podzielonej płatności?
- Co to jest mikrorachunek podatkowy?
- Po co wprowadzany jest nowy plik JPK VDEK?
- Dlaczego przy zakupach należy uważać na paragon?
- Kiedy kasy fiskalne muszą zostać zastąpione przez kasy online?
- Konieczne jest jak najszybsze sprawdzenie i zaktualizowanie swoich danych na białej liście VAT, zwłaszcza numerów rachunków bankowych.
- Kiedy płacimy faktury powyżej 15 000 PLN brutto, należy zweryfikować dane kontrahentów na białej liście. Natomiast rodzaje transakcji z faktury wobec obowiązku split payment.
- Zapłata faktury za pomocą split payment pozwala uniknąć sankcji z obu tych obowiązków.
- Deklaracje VAT dla czynnych podatników zastąpi nowy plik JPK VDEK.
- Wymiana kas fiskalnych na kasy online będzie w Państwa branży obowiązkowa od 2021r.
- Przedsiębiorcy będący osobami fizycznymi powinni używać numeru swojego mikrorachunku generowanego za pomocą identyfikatora NIP.
- Żeby otrzymać fakturę VAT za dokonywane zakupy, najlepiej przed ich dokonaniem potwierdzić, że paragon zawiera nasz NIP lub od razu prosić o wystawienie faktury.
Biała lista podatników VAT od 1 stycznia 2020r.
To jedna z najważniejszych zmian wprowadzonych do prawa podatkowego w latach 2019-2020. Stanowi kolejny krok zmierzający do maksymalizacji państwowej kontroli nad transakcjami dokonywanymi między przedsiębiorcami.
Z początkiem września 2019r. na stronie internetowej Ministerstwa Finansów oraz w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG) prowadzona jest tzw. biała lista podatników VAT. Na liście znajdują się dane wszystkich podatników VAT. Mianowicie czynnych i zwolnionych, w tym podatników, których rejestracja została przywrócon. Oprócz tego obejmuje podatników, wobec których naczelnik urzędu skarbowego nie dokonał rejestracji lub których wykreślił z rejestru.
W zależności od formy prowadzonej działalności zgłoszenia/aktualizacji rachunków dokonuje się na formularzu NIP-8 (spółki prawa handlowego) lub NIP-2 (spółki cywilne) bądź za pomocą wniosku w CEIDG (działalność gospodarcza osoby fizycznej).
| Uwaga! Osoby fizyczne prowadzące indywidualną działalność gospodarczą nie mają obowiązku posiadania firmowego rachunku bankowego. Jednak na omawianej białej liście nie są wykazywane prywatne rachunki bankowe. Warto więc rozważyć ich założenie i właściwe zgłoszenie. |
Oprócz podstawowych danych o podatnikach, lista zawiera numery rachunków bankowych związanych z prowadzoną przez podatników działalnością. Od wejścia w życie regulacji podatnicy mają obowiązek dokonywania rozliczeń z kontrahentami na wskazany na liście rachunek bankowy kontrahenta. Weryfikacji numeru bankowego kontrahenta należy dokonać w dniu zlecenia przelewu. Nie jest istotny dzień obciążenia rachunku nabywcy, czy dzień uznania rachunku sprzedawcy.
Jeśli na białej liście podatników VAT nie ma rachunku rozliczeniowego podanego przez kontrahenta w celu uregulowania należności, warto wstrzymać się z płatnością i wyjaśnić tę kwestię z kontrahentem.
Biała lista podatników VAT od 1 stycznia 2020r.
Od 1 stycznia 2020r. w przypadku transakcji przekraczającej 15 000 PLN brutto, dokonanie przez przedsiębiorcę przelewu na inny rachunek bankowy kontrahenta niż wskazany w białej liście podatników VAT rodzi u przedsiębiorcy odpowiedzialność solidarną za zaległości podatkowe kontrahenta. Przedsiębiorca odpowiada do wysokości podatku VAT proporcjonalnie przypadającej na tę transakcję.
| Uwaga! Uniknięcie odpowiedzialności solidarnej jest możliwe. Wymagane jest jednak powiadomienia naczelnika urzędu skarbowego właściwego dla wystawcy faktury o dokonaniu płatności na rachunek spoza białej listy w terminie 3 dni od dnia zlecenia przelewu. Odpowiedzialność solidarna jest wyłączona również wtedy, gdy przedsiębiorca dokona zapłaty za pomocą split payment. |
Jednym z przykładów problemu praktycznego, który pojawił się przy uruchomieniu białej listy jest korzystanie z usługi faktoringu. Korzystając z niej na fakturze umieszcza się rachunek faktora, a nie własny. Problem pojawia się po stronie wystawiającego taką fakturę, bo jego kontrahenci nie będą chcieli opłacać takiej faktury. Problem pojawia się także po stronie nabywcy, zwłaszcza otrzymując taką fakturę od kontrahenta, z którym chce pozostać w dobrych relacjach.
Obowiązkowy mechanizm podzielonej płatności od 1 listopada 2019r.
Każdy przedsiębiorca ma możliwość dobrowolnego korzystania z mechanizmu podzielonej płatności (split payment). Oznacza to zapłatę podatku VAT z faktury na osobny, specjalny rachunek, utworzony dla każdego przedsiębiorcy (rachunek VAT). Część transakcji jest jednak objęta obowiązkowym split payment. Są to transakcje sprzedaży/zakupu towarów i usług wskazanych w załączniku nr 15 do ustawy o VAT, gdy wartość faktury przekracza 15 000 PLN brutto. Dotyczy to m.in. zakupu telefonów komórkowych, telewizorów, komputerów, części samochodowych, prac budowlanych i montażowych.
Jeśli nabywca otrzyma fakturę na kwotę przekraczającą 15 000 PLN brutto i na fakturze będą znajdowały się towary lub usługi wskazane w załączniku, nabywca ma obowiązek zastosowania split payment. Obowiązek ten dotyczy wyłącznie tych pozycji, pozostała część faktury może zostać zapłacona według wyboru podatnika.
| Uwaga! Zasadniczo, to na sprzedawcy ciąży obowiązek umieszczenia na fakturze słów „mechanizm podzielonej płatności”. Brak wskazanej adnotacji nie zwalnia jednak nabywcy z zastosowania split payment, a niewywiązanie się z tego obowiązku może skutkować sankcją w VAT dla obu stron transakcji. |
Najprostszym rozwiązaniem dla nabywcy by uniknąć ryzyka jest opłacenie faktury w split payment bez względu na to czy faktura zawiera stosowną adnotację. Warto mieć bowiem na uwadze, że stosowanie split payment – także tam gdzie nie jest ono obowiązkowe – daje podatnikowi istotne korzyści. To przede wszystkim wspomniane zwolnienie z ryzyka kilku różnych sankcji. Osobnym argumentem jest możliwość uzyskania szybszego zwrotu VAT, choć pod dodatkowymi warunkami i tylko na rachunek VAT.
Nowy plik JPK VDEK zamiast deklaracji podatkowej od 1 kwietnia/lipca 2020r.
Deklaracje VAT-7 lub VAT-7K (miesięczna lub kwartalna) zasadniczo nie będą już sporządzane i wysyłane do urzędów skarbowych. Zastąpi je nowa struktura jednolitego pliku kontrolnego JPK_VDEK. Ta będzie składała się z części ewidencyjnej, czyli elektronicznych rejestrów sprzedaży i zakupu VAT (dotychczasowy JPK) oraz części deklaracyjnej.
Dodatkowo, nie będzie konieczności dodawania załączników VAT-ZZ, VAT-ZD, VAT-ZT. Pola wyboru, które są przewidziane dla JPK_VDEK będą pełniły funkcję obecnych załączników. Znikną też deklaracje VAT-27.
| Uwaga! Struktury JPK VAT składają wyłącznie podatnicy VAT czynni. Analogicznie będzie ze strukturami JPK_VDEK. Podatnicy VAT zwolnieni nadal będą wysyłać do urzędu skarbowego deklaracje, m.in. VAT-9M, która dotyczy importu usług. Pozostałe deklaracje, z wyjątkiem wspomnianych VAT-7, VAT-7K i VAT-27, również będą obowiązywać. |
Kasy fiskalne online od 1 stycznia/lipca 2020r.
Kasy fiskalne, które były dotychczas używane przez podatników, mają być stopniowo zastępowane nowymi. Tym samym przedsiębiorcy z danych branż będą zobowiązani do rejestrowania sprzedaży na kasie fiskalnej online. Pierwsza grupa podatników została objęta tym obowiązkiem od 1 stycznia 2020r., kolejna będzie z początkiem lipca 2020r.
| Uwaga! Świadczenie m.in. usług kosmetycznych i kosmetologicznych, w zakresie opieki medycznej świadczonej przez lekarzy i lekarzy dentystów będzie rejestrowane na kasie fiskalnej online od 1 stycznia 2021r. |
Mikrorachunek podatkowy od 1 stycznia 2020r.
Od 1 stycznia 2020r. kluczowe podatki, czyli podatki dochodowe oraz podatek VAT należy wpłacać do urzędu skarbowego wyłącznie na indywidualny rachunek podatkowy, tzw. mikrorachunek. Na mikrorachunek należy wpłacać – według wskazania Ministerstwa Finansów – również odsetki za zwłokę i koszty upomnienia w tych podatkach, a także zaległości w tych podatkach za lata ubiegłe. Pozostałe podatki wpłaca się na dotychczasowych zasadach – na rachunki podatkowe urzędów skarbowych.
Numer mikrorachunku można sprawdzić po podaniu identyfikatora podatkowego (PESEL lub NIP) w Biuletynie Informacji Publicznej (BIP) na stronie MF oraz w każdym urzędzie skarbowym. Udostępnienie mikrorachunku jest bezpłatne.
| Uwaga! Dwa identyfikatory podatkowe (NIP i PESEL) sprawiają, że jedna osoba może mieć również dwa mikrorachunki. Płatność podatku powinna zostać uznana za poprawną, bez względu na który z rachunków zostanie dokonana. Niemniej zaleca się, by osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą dokonywały rozliczeń za pomocą mikrorachunku wygenerowanego przy użyciu NIP. |
Paragon z NIP sprzedawcy i nabywcy od 1 stycznia 2020r.
Dotychczasowa praktyka gospodarcza powszechnie umożliwiała wymianę paragonów fiskalnych na faktury. Od 1 stycznia 2020r. przedsiębiorca będący podatnikiem VAT dokonujący zakupów na swoją firmę będzie mógł otrzymać fakturę wyłącznie na podstawie paragonów z uwzględnionym NIP.
Faktury wystawionej do paragonu nie zawierającego NIP nabywcy nie będzie można zaliczyć do kosztów podatkowych. Co więcej, wystawienie faktury do paragonu niezawierającego NIP nabywcy, wystawcy faktury grozi sankcją w wysokości dodatkowych 100 % kwoty VAT wykazanego na fakturze. Taka sama sankcja grozi odbiorcy faktury, czyli nabywcy, jeśli odliczy z niej VAT. Te ryzyka dotyczą spółek i osób prawnych. Przedsiębiorcom będących osobami fizycznymi grozi za to odpowiedzialność za wykroczenie skarbowe lub za przestępstwo skarbowe.
Nie wszystkie kasy fiskalne posiadają możliwość umieszczenia NIP na paragonie. W takim przypadku nabywca powinien poinformować sprzedawcę o charakterze transakcji w chwili dokonania zakupu – dla podatnika sprzedawca wystawi od razu fakturę VAT zamiast paragonu. Osoby prywatne nadal będą mogły zażądać wystawienia faktury do paragonu nie zawierającego NIP.
| Uwaga! Odnośnie faktur wystawionych do 31 grudnia 2019r. przepisy przejściowe wprowadzają możliwość wystawienia faktury do paragonów bez NIP na starych zasadach w okresie 3 miesięcy następujących po miesiącu, w którym doszło do transakcji. |
Mateusz Kamiński
Założyciel i wspólnik kancelarii ONEPLACE (kieruje biurem w Poznaniu). Prawnik, licencjonowany doradca podatkowy. Kieruje projektami obsługi polskich firm rodzinnych oraz usług tax & wealth management. Wsparcie podatkowe dla firm i osób indywidualnych obejmuje aspekty prawa polskiego oraz międzynarodowych obowiązków podatkowych.
Katarzyna Łaciak
Konsultant podatkowy w kancelarii ONEPLACE. Ekonomistka, specjalistka w zakresie rachunkowości i rozliczeń podatkowych. Skupia się w obszarze podatków dochodowych oraz podatku VAT. Oprócz tego działa w zakresie bieżącego wsparcia przedsiębiorców, jak również prowadzi działania w ich imieniu w ramach kontroli podatkowych.
